👤 Cabecera de audiencia: HUMANO · 🏢 Plataforma: Producción (ERP interno) · 🧭 Rol ejecutor: Gerente de Sede y Coordinación (ver Módulo de Gestión de Usuarios)
Norma Local · Módulo de Gerencia de Sede
⭐ Norma Local — Módulo de Gerencia de Sede
ROL: GERENTE DE SEDE
La estructura, gobernanza y reglas internas del cargo que supervisa la operación integral de cada sede de IDEA, por encima de la Coordinación de Sede.
Norma Local · Gobernanza R1 · Agosto 2026
Fecha: 18/08/2026 · Elaboró: Planificación (CCO) · Aprueba: Gerente de Planificación
Propósito. Declarar la estructura interna del Módulo de Gerencia de Sede y el rol del Gerente de Sede: qué es, sus funciones clave, a quién supervisa, cómo se organiza en capítulos y qué instructivo del KBX respalda cada proceso. Conforme a la RT-36 · Anatomía y Normas Locales de un Módulo, todo módulo declara su estructura en una Norma Local; este es ese documento para la Gerencia de Sede.
🆕 Cambios en R1. (1) El título del módulo declara explícitamente el rol ejecutor. (2) Organigrama actualizado: «Agente de soporte» pasa a Agente de Administración; se incorporan Planificador y Publicista al equipo del Coordinador; Gestión de Vuelo se ubica entre la Jefatura de Instrucción y la Coordinación; Aerotienda, Vendedor y Cafetín de Sede pasan a figurar como unidades anexas bajo supervisión (no mando) del Gerente de Sede. (3) Se precisa la base de cálculo de la comisión trimestral: alumnos activos y solventes al cierre. (4) Se añade la sección de concepto y funciones por cargo.
📑 TABLA DE CONTENIDOS
- 00 · Norma Local (este documento)
- 01 · Generalidades y Funciones Clave — incluye organigrama y concepto de cargos
- 02 · Gestión Documental y Archivo
- 03 · Recursos Humanos y Entrenamiento
- 04 · Administración, Compras y Finanzas
- 05 · Comunicaciones y Automatizaciones
- 06 · Gestión de Calidad
- 07 · Gestión de Trabajo (Procesos Estándares)
- 08 · Registros y Bitácoras
- 🔗 Relacionado
00 · Norma Local — este documento
La Norma Local (NL) es la categoría 00 del Módulo de Gerencia de Sede. Reúne las reglas de estructura y gobernanza del cargo: qué áreas supervisa, cuáles son sus funciones clave, cómo se articula con la Coordinación de Sede y con el Gerente de Planificación, y bajo qué instructivos opera cada uno de sus procesos.
🏷️ Regla transversal de esta NL. Como la Gerencia de Sede supervisa casi todas las áreas de la estructura de sede, cada proceso, decisión o registro documentado en este artículo remite a su instructivo de respaldo en el KBX. Ningún proceso queda «flotando» sin su instructivo.
01 · Generalidades y Funciones Clave
La Gerencia de Sede es el cargo que dirige y responde por la operación integral de una sede (núcleo) de IDEA. Según el catálogo oficial de roles, «Gerencia» corresponde a la supervisión departamental — distinta del rol «Directivo», que es la gerencia general con acceso total. Su función, su código de sistema y su nivel de acceso se rigen por el Listado Maestro de Roles del Ecosistema IDEA (Gerencia: nivel de acceso documental N5, familia Dirección) y su descripción funcional por la Descripción de Roles de Usuario. (Nota: este «N5» es el nivel de acceso a documentación N1–N6; no debe confundirse con el «Nivel 5» de permisos del Módulo de Ingresos que se cita en el Cap. 04, que es otra escala distinta.)
Relación jerárquica con la Coordinación de Sede. La Gerencia de Sede está por encima de la Coordinación de Sede (módulo hermano). Mientras el Coordinador es el mando operativo del día a día, el Gerente supervisa casi todas las áreas y se involucra en todos los procesos. El Coordinador reporta al Gerente de Sede; el Gerente reporta al Gerente de Planificación.
Funciones clave del Gerente de Sede
Estas son las funciones nucleares del cargo; cada una remite al instructivo que la desarrolla:
| Función clave | En qué consiste | Instructivo de respaldo |
|---|---|---|
| Supervisión integral de la sede | Dirigir y responder por todas las áreas de la estructura de sede y su estándar de operación e imagen. | Estructuras de Sede 1015.11 |
| Supervisión del personal | Coordinar, evaluar y sancionar al personal de sede (la potestad de sanción es una función propia de la sede). | Ver Cap. 03 · Descripción de Roles |
| Control financiero de la sede | Vigilar ingresos, rentabilidad y la comisión trimestral de la sede (permisos Nivel 5 del Módulo de Ingresos). | Instructivo Maestro de Ingresos · Cap. 04 |
| Cumplimiento INAC/RAV | Garantizar el personal directivo y de instrucción exigido por la RAV y sus expedientes físicos en sede. | Inspección — Requerimientos del Personal · Cap. 06 |
| Integridad documental | Asegurar el expediente 1015 de la sede y la disciplina de bitácora. | 1015-N · Cap. 02 y 08 |
Privilegios especiales del cargo
Conforme a la Capa 3 (Privilegios) de la Descripción de Roles, la Gerencia de Sede puede tener asignadas estas llaves: Firma Digital (validar bitácoras/certificados), Capacidad de Descuento (modificar precios en POS con límites), Conciliación (verificar ingresos bancarios) y Vista Multi-División (saltar entre CIA y OMA). Toda acción bajo estos privilegios queda en el Log de Auditoría inalterable.
Organigrama de la Gerencia de Sede
Notas de lectura del organigrama. (1) En la operación de IDEA el Jefe de Instrucción está por encima del Coordinador de Sede; el Listado Maestro de Roles (en borrador) todavía registra al Jefe de Instrucción en N3, igual que el Coordinador — ese ajuste está pendiente de confirmación por Dirección y no altera la relación de mando aquí descrita. (2) Gestión de Vuelo se conecta al tramo que une la Jefatura de Instrucción con la Coordinación: no depende de ninguna de las dos y solo existe en sedes con habilitación de piloto. (3) Aerotienda, Vendedor y Cafetín de Sede son unidades anexas: operan dentro de la sede, pero el Gerente de Sede supervisa — no dirige — su operación diaria; el Cafetín depende funcionalmente de Administración (CIA).
🧭 Concepto y funciones de cada cargo del organigrama
Definición breve de qué es cada cargo y qué hace, para que ningún nodo del organigrama quede sin concepto. El cómo se hace corresponde al instructivo propio de cada cargo: los que ya existen se enlazan aquí y los marcados por crear quedan en cola. Esta misma tabla se replica en cada Estructura de Sede 1015.11, que es donde se registra quién ocupa cada cargo en cada sede.
| Cargo | Concepto y funciones resumidas | Instructivo |
|---|---|---|
| Gerente de Planificación | Cargo de nivel CIA al que reporta el Gerente de Sede. Define lineamientos, aprueba las normas locales y consolida los resultados de todas las sedes. | Listado Maestro de Roles |
| Gerente de Sede | Dirige y responde por la operación integral de la sede. Supervisa todas las áreas, evalúa y sanciona al personal, controla el resultado financiero y administra la comisión trimestral. | Este documento |
| Jefe de Instrucción | Responsable académico de una habilitación aprobada. Supervisa a los instructores de su programa, vela por el cumplimiento del pensum y por los requisitos RAV de su personal. Existe uno por cada habilitación. | Requerimientos del Personal |
| Gestión de Calidad | Vela por la integridad documental y el cumplimiento INAC/RAV de la sede. Ejecuta la auto-auditoría interna y verifica que cada área mantenga su expediente 1015. Está a nivel de jefatura, no bajo la Coordinación. | Protocolo de Auto-auditoría |
| Gestión de Vuelo | Coordina la operación de vuelo y la sala de piloto: programación de vuelos, aeronaves, instructores de vuelo y sus registros asociados. Se ubica entre la Jefatura de Instrucción y la Coordinación. Solo aplica en sedes con habilitación de piloto. | ⚠ Por crear |
| Coordinador de Sede | Mando operativo del día a día. Ejecuta y hace cumplir lo que la Gerencia define, dirige al equipo operativo de la sede, recibe y registra pagos (Nivel 1 del Módulo de Ingresos) y responde por la apertura y el cierre de la sede. | NL Coordinación de Sede |
| Agente de Administración (antes «Agente de soporte») |
Atiende al usuario en sede y gestiona la vía administrativa: tickets, trámites académicos, cartas e informes institucionales, control de expedientes de alumnos y apoyo administrativo a la Coordinación. | ⚠ Por crear |
| Planificador | Organiza el recurso académico de la sede: horarios, asignación de materias, aulas y docentes, apertura de clases y chequeo previo de equipos. Sostiene la planificación diaria de trabajo (Regla de las 16:30). | Planificación de Trabajo · propio por crear |
| Personal de Limpieza | Mantiene la limpieza, el orden y la presentación física de la sede, como parte del estándar de imagen institucional. | ⚠ Por crear |
| Operaciones Múltiples | Apoyo operativo transversal: montaje y acondicionamiento de aulas, manejo de equipos, logística y tareas puntuales asignadas por la Coordinación. | ⚠ Por crear |
| Delegado de Curso | Alumno designado como enlace entre su grupo y la Coordinación: canaliza solicitudes, transmite avisos y reporta incidencias del curso. | ⚠ Por crear |
| Publicista | Ejecuta en sede la comunicación y difusión local (contenido, piezas gráficas, presencia digital de la sede), bajo lineamiento del Módulo de Mercadeo y supervisión de la Coordinación. | NL Mercadeo · propio por crear |
| Alumnos | Destinatario final del servicio. Se organizan por curso y se representan ante la Coordinación a través de su Delegado. Su estatus (activo / solvente) es la base del cálculo del Cap. 04. | Estructuras 1015.11 |
| Aerotienda ANEXO | Unidad anexa de venta de insumos y equipos aeronáuticos. Gestiona pedidos, inventario y entregas. Opera dentro de la sede, pero fuera de su línea de mando. | ⚠ Por crear |
| Vendedor ANEXO | Asesor comercial: atiende a los interesados, presenta la oferta académica y acompaña la relación hasta la inscripción. Reporta directamente al Gerente de Sede, no a la Coordinación. | ⚠ Por crear |
| Cafetín de Sede ANEXO | Servicio de alimentos que opera dentro de la sede. Su dependencia funcional es de Administración (CIA); el Gerente de Sede solo supervisa su funcionamiento e imagen, sin dirigir su operación. | ⚠ Por crear |
⏳ Pendientes de definición. (1) Archivista de sala de piloto: figura en la tabla de Distribución de Trabajo de las 1015.11 pero aún no se ha confirmado su ubicación en el organigrama (propuesta: bajo Gestión de Vuelo). (2) Participación del Cafetín de Sede en la comisión trimestral del Cap. 04: por confirmar, dado que su línea funcional es Administración y no la Gerencia de Sede.
La composición real de cada sede (quién ocupa cada cargo) se rige por la tabla sincronizada de las Estructuras de Sede 1015.11: Barquisimeto, Valencia, Margarita, San Cristóbal y Charallave.
02 · Gestión Documental y Archivo
La Gerencia de Sede es responsable de que la sede mantenga su expediente de área conforme al 1015-N · Expediente de Gestión de área de trabajo. Regla de oro heredada: si un área no tiene su expediente 1015, operativamente no existe de forma documentada.
- Expediente de sede y registros: control de asistencia, notas de entrega, bitácora, objetivos y registros de control, según el 1015-N.
- Expedientes del personal directivo: deben estar presentes de forma física en los archivadores de la sede, conforme a Inspección — Requerimientos del Personal.
- Archivología y ubicación de expedientes: conforme al Directorio de Expedientes de IDEA y a la Ubicación de Artículos de Expedientes.
- Nomenclatura y etiquetado: según la Nomenclatura de Archivología y el estándar de etiquetado.
- Registros de sede propiamente dichos: categoría «04. Registros de Sede» del ecosistema.
03 · Recursos Humanos y Entrenamiento
Normativa de equipo bajo supervisión de la Gerencia de Sede. Cada punto remite a su instructivo:
- FFHH y RRHH: la gestión de personal de sede se apoya en el catálogo de roles y su arquitectura de 3 capas (Identidad · Roles · Privilegios). RRHH y Admin Nivel 2 dan apoyo y ejecución técnica (registro de personal, asignación y revocación de roles en el sistema); la creación de nuevos roles y privilegios especiales la aprueba Gerencia/Directivo. [PENDIENTE — enlazar el instructivo específico de RRHH de personal cuando se confirme su ID.]
- Sanciones a trabajadores: la potestad de sancionar al personal de sede es una función propia de la sede (la ejerce el Gerente de Sede), no de RRHH; RRHH solo registra la sanción una vez decidida. Disciplinariamente, una sanción puede llevar al estatus «Suspendido», que restringe automáticamente el acceso del usuario según la Descripción de Roles. [PENDIENTE — enlazar instructivo formal de régimen disciplinario.]
- Evaluación del trabajo: el modelo de evaluación nace de la disciplina documental diaria del 1015-N (la «Regla de las 16:30»: planificación de tareas del día siguiente + alimentación de la bitácora al cierre). Mantener las evaluaciones intactas es condición para el derecho a la comisión trimestral del Cap. 04.
- Entrenamiento: además de la inducción de sede, el personal de instrucción debe recibir instrucción inicial y periódica cada 12 meses (factores humanos, inducción docente, SGC y SMS) según la RAV, conforme a Inspección — Requerimientos del Personal.
04 · Administración, Compras y Finanzas
La función administrativa es crítica para la Gerencia de Sede, porque de ella depende el cálculo trimestral de la comisión de la sede. La Gerencia opera aquí en el Nivel 5 de permisos del Módulo de Ingresos (Dirección/Gerencia General; esta es una escala de permisos del módulo, distinta del nivel de acceso documental N5 del Cap. 01): acceso a dashboards de flujo de caja y a la rentabilidad por línea de servicio y por sede, según el Instructivo Maestro de Ingresos.
💰 Comisión trimestral de sede. Al cierre de cada trimestre se asigna a la sede un porcentaje (comisión) que se reparte entre el personal involucrado, incluidos la Aerotienda y el Vendedor. La base de cálculo no es la matrícula inscrita ni el ingreso bruto facturado: es el ingreso que aportan los alumnos que al cierre del trimestre se encuentran ACTIVOS y SOLVENTES. Únicamente esos alumnos entran en la tabla de ingreso. El derecho de cada persona a su parte está condicionado a que mantenga sus evaluaciones de trabajo intactas (disciplina documental del 1015-N, ver Cap. 03): el incumplimiento afecta únicamente la parte individual de quien no mantuvo sus evaluaciones, no la del resto de la sede.
📌 Ejemplo de la base de cálculo. Si durante el trimestre ingresaron 800 alumnos y al cierre permanecen 400 activos, la base son esos 400 — y de ellos, solo los que estén solventes. Los alumnos retirados, inactivos o en mora quedan fuera del cálculo, aunque hayan pagado inscripción al inicio del trimestre.
Flujo del cálculo:
- Corte de estatus al cierre del trimestre: se determina qué alumnos siguen activos (matrícula vigente y curso en desarrollo).
- Filtro de solvencia: de los alumnos activos se descartan los que no estén solventes con su plan de pago.
- Carga en la tabla de ingreso: los alumnos activos y solventes resultantes definen el ingreso computable de la sede para el trimestre (reportes por sede del Módulo de Ingresos, Niveles 4-5).
- Determinación del porcentaje (comisión) correspondiente a la sede sobre ese ingreso computable.
- Reparto de la comisión entre el personal involucrado, incluidos la Aerotienda y el Vendedor.
- Verificación individual: quien no mantuvo sus evaluaciones intactas (base 1015-N) ve afectada solo su parte; el resto conserva la suya.
[La fórmula/tabla exacta de porcentajes por nivel de ingresos, el criterio de reparto individual y la definición operativa de «solvente» quedan por formalizar en un instructivo propio; la regla base —comisión de sede sobre el ingreso de alumnos activos y solventes al cierre, con derecho individual condicionado a evaluaciones intactas— es la vigente.]
Compras y suministros de sede remiten a la categoría Logística, Compras y Suministros y a la Administración de sede. [PENDIENTE — enlazar instructivo de compras de sede.]
05 · Comunicaciones y Automatizaciones
- Canales con Dirección/CIA: reportes de la Gerencia de Sede hacia el Gerente de Planificación. [PENDIENTE — enlazar instructivo de reportes gerenciales.]
- Alertas y automatizaciones: notificaciones del ERP hacia la gerencia (por ejemplo, la suspensión automática por mora del Módulo de Ingresos, que incide directamente en el estatus de solvencia del Cap. 04). Remiten a la categoría «05. Comunicaciones y Automatizaciones» y a Diseño de Automatizaciones. [PENDIENTE — enlazar instructivo específico.]
- Difusión local de sede: ejecutada por el Publicista bajo lineamiento del Módulo de Mercadeo.
- Comunicaciones internas de sede: conforme a los canales oficiales (categoría «08. Comunicaciones (Tlf-Chatbots-CRM)»).
06 · Gestión de Calidad
La Gerencia de Sede responde por el cumplimiento de calidad en su sede, en coordinación con el Gestor de Calidad (que en el organigrama está a nivel de jefatura).
- Personal directivo exigido por la RAV: cada núcleo/sede debe contar con el personal que exige la regulación (Director, Jefe de Instrucción por cada habilitación aprobada, encargado de SMS cuando aplique y Gerente de Gestión de Calidad), conforme a Inspección — Requerimientos del Personal (RAV 141/147).
- Auditoría local y control de procesos: conforme al Protocolo de Auto-auditoría de Calidad.
- Cumplimiento INAC en sede: expediente INAC de la sede y cumplimiento de la RAV (Regulación Aeronáutica Venezolana), según las categorías «03. Inspección INAC» y «Reportes INAC».
- Marco de módulos y reglas de negocio: toda regla interna se redacta según la RT-36 (forma condicional, atómica, verificable).
- Indicadores de sede: [PENDIENTE — enlazar instructivo/tablero de indicadores.]
07 · Gestión de Trabajo (Procesos Estándares)
Flujos operativos diarios que la Gerencia de Sede supervisa, cada uno ligado a su instructivo:
- Planificación de trabajo: conforme a ⭐ Planificación de Trabajo y a la «Regla de las 16:30» del 1015-N. En sede la ejecuta el Planificador.
- Supervisión académica: a través del Jefe de Instrucción de cada programa (TDC/TMA/DDV/Piloto), según las Estructuras de Sede 1015.11. En sedes con habilitación de piloto se suma Gestión de Vuelo.
- Supervisión administrativa y operativa: Coordinación de Sede, Operaciones Múltiples y Agente de Administración, conforme al Módulo de Gestión de Trabajo.
- Recepción y conciliación de pagos en sede: el Coordinador (Nivel 1 del Módulo de Ingresos) recibe y registra pagos; la Gerencia supervisa la conciliación, según el Instructivo Maestro de Ingresos.
- Control de estatus de alumnos: seguimiento de activos y solventes durante el trimestre, insumo directo del cálculo del Cap. 04.
- Supervisión de unidades anexas: Aerotienda, Vendedor y Cafetín de Sede — verificación de funcionamiento, imagen y resultados, sin dirección de su operación diaria.
- Apertura y cierre de sede: según el apartado de apertura de cada Estructura de Sede 1015.11.
08 · Registros y Bitácoras
- Bitácora de gerencia: registro histórico de decisiones e incidencias, conforme al 1015-N.
- Panel de estudiantes por sede: control de matrícula, grupos activos y estatus de solvencia de la sede — fuente del corte trimestral del Cap. 04. [PENDIENTE — enlazar instructivo/tablero del panel de estudiantes.]
- Reportes de desempeño: consolidados de la sede que alimentan la evaluación del trabajo (base del Cap. 04). [PENDIENTE — enlazar instructivo de reportes de desempeño.]
- Reportes financieros por sede: flujo de caja y rentabilidad de la sede, según el Instructivo Maestro de Ingresos.
🔗 Relacionado
- 🏛️ Norma Local — Estructura del Módulo de Coordinación de Sede — módulo hermano, un nivel por debajo.
- 🗂️ Listado Maestro de Roles del Ecosistema IDEA — fuente única de roles, niveles y códigos.
- 👤 Descripción de Roles de Usuario — qué hace cada rol y sus privilegios.
- 💰 Instructivo Maestro de Ingresos — base de la comisión trimestral y la rentabilidad por sede.
- 🛃 Inspección — Requerimientos del Personal (RAV 141/147) — personal directivo exigido por sede.
- 📐 RT-36 · Anatomía y Normas Locales de un Módulo — regla que ordena la existencia de esta NL.
- ⭐ Norma Local — Módulo de Mercadeo — lineamiento del Publicista y molde de referencia de la familia NL.
- 🗂️ 1015-N · Expediente de Gestión de área de trabajo — base documental y de evaluación del trabajo.
- 🏢 Estructuras de Sede 1015.11: Barquisimeto · Valencia · Margarita · San Cristóbal · Charallave.
- 📚 Lista Maestra de Módulos — índice general del ecosistema.
Norma Local · Módulo de Gerencia de Sede · Rol: Gerente de Sede | R1 — Agosto 2026