La numeracion universal esta disenada principalmente para los documentos tangibles, las hojas impresas, los registros y los expedientes. El objetivo es que al ver el numero base de un expediente (por ejemplo, 333), sepas instantaneamente que es de un usuario; o si dice 342, sepas que es un expediente de gestion de pedidos.
El resto de la nomenclatura que acompana al codigo base sirve para identificar exactamente a que usuario o a que pedido en especifico pertenece ese expediente. Los documentos transitorios o tecnicos (como los de desarrollo de software) no requieren codificacion oficial bajo esta norma.
Sistema 091 — Gestión de Calidad Vigente
Define el formato oficial que debe tener el código de todo documento institucional de IDEA.
El Formato
NNNNN - Z
Donde:
NNNNN = Número correlativo (2 a 5 dígitos)
- = Guion medio (único separador válido)
Z = Letra que indica el tipo de documento⛔ El guion medio ( – ) es el único separador permitido entre número y letra. No usar puntos, guiones bajos ni espacios.
Tipos de Documento (Letra Z)
| Letra | Tipo | Uso |
|---|---|---|
| I | Instructivo | Explica cómo hacer algo paso a paso |
| N | Norma | Define reglas, políticas o estándares |
| P | Proceso | Flujo con responsables y pasos secuenciales |
| F | Formulario | Planilla o plantilla para llenar |
| L | Lista | Listado, inventario o registro tabular |
| D | Documento | Carta, acta, minuta, constancia, declaración |
| G | Guía | Referencia rápida de consulta |
| A | Auditoría | Instrumento de revisión o evaluación |
💡 ¿No sabes qué letra usar?
¿Es un cómo se hace? → I | ¿Una regla? → N | ¿Un flujo con responsables? → P | ¿Una planilla? → F
Subcodificación
Cuando un documento tiene partes relacionadas, se usa un punto decimal solo después del número principal, nunca pegado a la letra:
1015-N → Norma base
1015.1-N → Sub-área 1
1015.40-N → Sub-área 40
✅ 964-I (correcto)
✅ 1015.40-N (correcto)
❌ 964.I (incorrecto — el punto no va antes de la letra)
❌ 964_I (incorrecto — guion bajo no permitido)Reglas de Oro
- El código es permanente. Una vez asignado, no cambia aunque el documento se renombre.
- El título del artículo debe ser descriptivo. El código va en los metadatos, no tiene que repetirse en el título.
- Antes de asignar un código nuevo, verificar en Airtable (Sistema 091) que no esté usado.
- Los documentos DEROGADOS se archivan 6 meses antes de eliminar definitivamente.
Tabla Maestra de Rangos por Área
El código numérico de todo documento, base de datos, manual, departamento y formulario de IDEA sigue la misma nomenclatura universal. Un código aplica a todo lo relacionado con esa área. Por ejemplo, el código 5555 identifica al departamento de Mercadeo, a su base de datos en Airtable, a su manual, a sus formularios y a todos sus documentos.
| Rango | Área / Sistema | Estado |
|---|---|---|
| 0.91 | Sistema de Gestión de Calidad (SGC) | ✅ Activo |
| 00 | Usuarios (directorio maestro) | ✅ Activo |
| 030 | Gestor de Trabajo | ✅ Activo |
| 100 – 299 | Nomenclatura, Gestión Documental y Normas Generales | ✅ Activo |
| 342 | Gestión de Pedidos (CCO — Sistema 1000) | ✅ Activo |
| 343 – 899 | Mixto histórico — en revisión | 🔄 En auditoría |
| 900 – 999 | Identidad Institucional / Descripción de Empresa | ✅ Activo |
| 1000 – 1999 | Servicios y Áreas de Trabajo (Sistema 1015) | ✅ Activo |
| 1500 | Sistema Administrativo y Financiero | ✅ Activo |
| 1720 | Sistema de Gestión de Información | ✅ Activo |
| 2000 – 2999 | Expedientes de Servicio Activado | ✅ Activo |
| 2020 | Sistema de Gestión de Vuelo | ✅ Activo |
| 3000 – 4999 | 📋 Reservado — sin asignar | ⏳ Reservado |
| 5000 | Sistema de Gestión Académica (CIA/CC/TMA) | ✅ Activo |
| 5555 | Mercadeo y Publicidad | ✅ Activo |
| 6000 – 6999 | TIC / Herramientas Tecnológicas | ✅ Activo |
| 7000 – 7999 | Producción / CCO / Procedimientos Generales | ✅ Activo |
| 8000 – 8999 | Sistemas / RRHH / Supervisión / SGC | ✅ Activo |
| 9000 – 9999 | Administración, Ventas y Soporte | ✅ Activo |
| 10000 – 10999 | Normas de Casa / Reglamento Interno | ✅ Activo |
| 11000 – 11999 | Estructura de Departamentos | ✅ Activo |
| 12000+ | 📋 Reservado — sin asignar | ⏳ Reservado |
Principio de universalidad
El código es universal. Un mismo número identifica TODO lo relacionado con esa área:
- Base de datos en Airtable: Base 5555 = Planificador de mercadeo
- Manual: Manual 5555 = Manual de Mercadeo
- Departamento: Depto 5555 = Departamento de Mercadeo
- Formularios: 5555-F = Formularios del área de mercadeo
- Documentos: 5555-I, 5555-N, 5555-P = Instructivos, normas y procesos de mercadeo
ArtÃculos Relacionados (Nomenclaturas EspecÃficas)
Para consultar cómo codificar o clasificar expedientes especÃficos en IDEA, consulta los siguientes instructivos:
