Codigo Documental: DG-IT-ERP-011 | Version: 1.0 | Fecha: 04 de junio de 2026
Nucleo: 6 — Documental y Calidad (Archivero Maestro)
Fase de Roadmap: FASE 2 — La Columna Vertebral
Prerequisito: DG-IT-ERP-009 — Modulo de Usuarios (Fase 1 completada)
🔍 Como encontrar todo sobre Documentos y Calidad
Todo instructivo relacionado con la gestion documental, firmas, versiones, aprobaciones y calidad en el Ecosistema IDEA esta vinculado a la etiqueta «Gestion Documental» en el Centro de Soporte de produccion. Si buscas cualquier procedimiento, norma o registro que involucre documentos, filtra por esa etiqueta.
1. Generalidades — ¿Que es el Sistema Documental?
El Problema que Resuelve
IDEA es una empresa de aviacion regulada por el INAC (Instituto Nacional de Aviacion Civil). Esto significa que en cualquier momento, un auditor puede tocar la puerta y preguntar:
- «¿Donde esta el certificado medico vigente del instructor Pedro Lopez?»
- «¿Donde esta la bitacora firmada del vuelo YV-1234 del 15 de mayo?»
- «¿Quien aprobo esta orden de reparacion del motor?»
- «¿Cuando vence la licencia de piloto de este instructor?»
Hoy, la respuesta implica buscar en carpetas fisicas, archivos de Google Drive dispersos, correos electronicos y hasta grupos de WhatsApp. Cada auditoria es una carrera contra el reloj buscando papeles.
El Concepto: Archivero Maestro Digital
El Nucleo 6 es el Archivero Maestro del Ecosistema ERP. Es un sistema centralizado donde:
- Todo documento tiene un registro digital — no importa si es un PDF, un scan, un contrato, una bitacora, un instructivo o una minuta. Si existe en IDEA, tiene un registro en el Archivero.
- Todo documento tiene un dueno — vinculado a
public.profiles(Celula Madre). Sabemos quien lo creo, quien lo aprobo y a quien pertenece. - Todo documento tiene un historial — versiones, modificaciones, quien toco que y cuando.
- Todo documento puede ser firmado digitalmente — eliminando las hojas impresas para rubrica manual.
- Todo documento con fecha de vencimiento genera alertas — certificados medicos, licencias, permisos, polizas.
📚 Analogia para el equipo
Imagina que IDEA tiene una BIBLIOTECA CENTRAL DIGITAL.
- 📖 Cada documento es un LIBRO con una ficha en el catalogo.
- 🏷 La ficha dice: quien lo escribio, cuando, de que tipo es, donde esta guardado.
- 🔒 Solo ciertas personas pueden sacar ciertos libros.
- 📝 Si alguien edita un libro, se guarda la version anterior.
- ✍ Algunos libros necesitan una FIRMA del director antes de ser oficiales.
- ⏰ Algunos libros tienen fecha de vencimiento (como un certificado medico). Cuando estan por vencer, la biblioteca avisa automaticamente.
2. Taxonomia Documental — Los Tipos de Documento de IDEA
No todos los documentos son iguales. IDEA maneja 6 familias documentales, cada una con sus propias reglas:
2.1 Documentos Regulatorios (INAC)
Son los documentos que el INAC puede exigir en cualquier auditoria. Su ausencia o vencimiento puede generar sanciones.
| Codigo | Tipo | Ejemplos | Vence | Requiere Firma |
|---|---|---|---|---|
REG-MED | Certificado Medico | Certificado medico aeronautico del instructor/alumno | ✅ Si (anual) | No (emitido por autoridad) |
REG-LIC | Licencia INAC | Licencia de piloto, licencia de instructor | ✅ Si (variable) | No (emitido por INAC) |
REG-BIT | Bitacora de Vuelo | Registro oficial de cada vuelo realizado | No (permanente) | ✅ Instructor + Alumno |
REG-OMA | Documentacion OMA | Ordenes de reparacion, inspecciones, liberaciones | No (permanente) | ✅ Mecanico + Supervisor |
REG-EXP | Expediente INAC | Carpeta completa del alumno/instructor ante INAC | No (permanente) | No (compendio) |
2.2 Documentos Contractuales
Acuerdos legales que vinculan a IDEA con alumnos, empleados, proveedores y clientes.
| Codigo | Tipo | Ejemplos | Vence | Requiere Firma |
|---|---|---|---|---|
CON-MAT | Contrato de Matricula | Inscripcion del alumno en un programa de formacion | ✅ Si (duracion del programa) | ✅ Alumno + Admin |
CON-SRV | Contrato de Servicio | Acuerdo de servicio OMA, alquiler de aeronave | ✅ Si (duracion del servicio) | ✅ Cliente + Gerencia |
CON-LAB | Contrato Laboral | Contrato de trabajo del empleado | ✅ Si (duracion laboral) | ✅ Empleado + RRHH |
CON-PRV | Contrato con Proveedor | Acuerdos con proveedores y contratistas | ✅ Si (duracion del acuerdo) | ✅ Proveedor + Gerencia |
CON-COT | Cotizacion | Propuesta de precios para un servicio | ✅ Si (30 dias) | No |
2.3 Documentos Operativos
Registros del dia a dia operativo de IDEA: minutas, reportes, cronogramas y comunicados.
| Codigo | Tipo | Ejemplos | Vence | Requiere Firma |
|---|---|---|---|---|
OPR-MIN | Minuta de Reunion | Actas generadas por el flujo Gemini (DG-IT-ERP-007) | No (permanente) | No (generada por IA) |
OPR-RPT | Reporte Operativo | Reportes de produccion, incidentes, novedades | No (permanente) | ✅ Responsable del area |
OPR-CRO | Cronograma | Planificacion de clases, vuelos, mantenimiento | ✅ Si (periodo) | ✅ Coordinador |
OPR-CMN | Comunicado Interno | Circulares, memorandos, avisos corporativos | No (permanente) | ✅ Gerencia/Coordinacion |
2.4 Documentos Financieros
Soportes del flujo monetario: facturas, recibos, comprobantes y nomina.
| Codigo | Tipo | Ejemplos | Vence | Requiere Firma |
|---|---|---|---|---|
FIN-FAC | Factura | Factura electronica de venta | No (permanente) | No (auto-generada) |
FIN-REC | Recibo de Pago | Comprobante de pago recibido | No (permanente) | No (auto-generado) |
FIN-EGR | Comprobante de Egreso | Soporte de pago a proveedor o gasto | No (permanente) | ✅ Admin + Autorizante |
FIN-NOM | Recibo de Nomina | Recibo de pago del empleado | No (permanente) | No (auto-generado) |
2.5 Documentos de Calidad y Normativa Interna
Los documentos que definen como opera IDEA: instructivos, politicas, auditorias y checklists.
| Codigo | Tipo | Ejemplos | Vence | Requiere Firma |
|---|---|---|---|---|
CAL-INS | Instructivo | Manuales de procedimiento, como este documento | No (versionado) | ✅ Aprobador de calidad |
CAL-POL | Politica | Politicas corporativas, codigo de conducta | No (versionado) | ✅ Direccion General |
CAL-AUD | Registro de Auditoria | Resultados de auditorias internas o INAC | No (permanente) | ✅ Auditor + Director |
CAL-CHK | Checklist de Cumplimiento | Listas de verificacion por area | ✅ Si (periodica) | ✅ Coordinador |
2.6 Documentos de Identidad Personal
Copias digitales de documentos personales requeridos para el expediente de cada individuo.
| Codigo | Tipo | Ejemplos | Vence | Requiere Firma |
|---|---|---|---|---|
PER-CED | Cedula de Identidad | Copia de cedula venezolana | ✅ Si (10 anos) | No |
PER-PAS | Pasaporte | Copia de pasaporte | ✅ Si (5-10 anos) | No |
PER-TIT | Titulo Academico | Titulo de bachiller, universitario | No (permanente) | No |
PER-FOT | Foto Carnet | Foto oficial para carnet de IDEA | No (actualizable) | No |
🔎 Resumen: 6 Familias, 24 Tipos
El sistema documental de IDEA clasifica todo documento en una de estas 6 familias. Cada tipo tiene un codigo unico (ej: REG-MED, CON-MAT, FIN-FAC) que permite buscar, filtrar y generar reportes de forma inmediata.
La nomenclatura automatica de archivos sigue el formato: [TIPO]-[CEDULA]-[FECHA].[extension]
Ejemplo: REG-MED-V12345678-2026-06-04.pdf = Certificado medico de la persona V-12.345.678, emitido el 4 de junio de 2026.
3. Conexion con la Arquitectura de Base de Datos (Nucleo 6)
Este instructivo es la fuente de la verdad humana del Nucleo 6. La implementacion tecnica vive en Supabase:
Referencia arquitectonica
| Concepto | Referencia |
|---|---|
| Nucleo | 6 — Documental y Calidad |
| Documento arquitectonico | DG-IT-ERP-008, Seccion 4, Nucleo 6 |
| Tabla maestra | public.documentos_maestra |
| Tablas satelite | firmas_digitales, control_versiones, aprobaciones_documentos |
| Modulos del ERP | #54 Gestion de Calidad, #55 Gestion de Informacion, #56 Gestion Documental, #57 Firma Digital, #58 Aprobaciones, #59 Reportes |
Diagrama de relaciones
┌─────────────────────â”
│ public.profiles (N1)│ ↠Celula Madre
└─────────┬───────────┘
│ (profile_id)
┌─────────▼───────────â”
│ public.documentos_ │ ↠TABLA MAESTRA (Nucleo 6)
│ maestra │ Todo documento del ecosistema
│ │ tiene un registro aqui
└─────────┬───────────┘
│ (documento_id)
┌───────────────────┼───────────────────â”
│ │ │
┌───────▼────────┠┌───────▼────────┠┌───────▼────────â”
│ firmas_ │ │ control_ │ │ aprobaciones_ │
│ digitales │ │ versiones │ │ documentos │
│ │ │ │ │ │
│ ✠Quien firmo │ │ 📠Historial │ │ ✅ Workflow │
│ que y cuando │ │ de cambios │ │ de aprobacion │
└────────────────┘ └────────────────┘ └────────────────┘4. Integracion con los Otros Nucleos
El Nucleo 6 es transversal — se conecta con todos los demas nucleos porque todo genera documentos:
| Nucleo | Documentos que genera |
|---|---|
| N1 Usuarios | Expedientes personales, cedulas, certificados medicos |
| N2 Comercial | Contratos, cotizaciones, facturas |
| N3 Logistico | Fichas tecnicas de activos, polizas de seguro |
| N4 Produccion | Bitacoras de vuelo, ordenes de reparacion, actas |
| N5 Financiero | Comprobantes, recibos, reportes contables |
| N6 Documental | Instructivos, politicas, registros de auditoria |
| N7 Empresa | Contratos laborales, evaluaciones, permisos |
| N8 Soporte | FAQs, manuales de ayuda, registros de tickets |
⚠ Regla de Integracion
Cuando otro nucleo genera un documento (ej: el Nucleo 4 registra un vuelo con bitacora), ese documento debe tener un registro en documentos_maestra del Nucleo 6. Se usa referencia_externa_id y referencia_externa_tipo para vincular el documento a su origen sin duplicar datos.
🚧 Proximas publicaciones de este instructivo
Este articulo cubre la introduccion y taxonomia del Nucleo 6. Los capitulos siguientes se publicaran en articulos separados:
- Cap. 2: Los 6 Modulos del Nucleo 6 (Calidad, Informacion, Documental, Firma Digital, Aprobaciones, Reportes)
- Cap. 3: Gestion de Calidad y Cumplimiento INAC (Semaforo, Expedientes, Alertas)
- Cap. 4: Matriz de Seguridad y Centro de Soporte
- Cap. 5: Schema SQL completo para Supabase
5. Archivadores Fisicos — El Mapa de la Biblioteca
IDEA tiene archivadores fisicos distribuidos en multiples sedes y areas. Cada archivador tiene un codigo unico (N100, N101, N102…) y cada carpeta dentro tiene su lugar asignado.
| Sede / Area | Codigo | Instructivo |
|---|---|---|
| CIA | N101 | Archivadores y carpetas de sede CIA |
| CCO / Oficina Central | 102 | Archivadores y carpetas de CCO/Oficina Central |
| CCO / Gestion de Vuelo | 102.1 | Archivadores y carpetas de CCO/Oficina Central (102.1) |
| CCO / Administracion | — | Archivadores y carpetas de CCO/Administracion |
| CCO / Ventas | — | Archivadores y carpetas de CCO/Ventas |
| Operaciones de Vuelo | — | Archivadores y carpetas de Sede de operaciones de vuelo |
| Aerotienda | — | Archivadores y carpetas de Aerotienda |
| IDEA Nautica | — | Archivadores y carpetas de IDEA Nautica |
| Bistro | — | Archivadores y carpetas de Bistro |
| Cursos Especiales | — | Archivadores de Cursos Especiales |
Documento rector: «Normas generales de expedientes y archivologia (N100)» — define las reglas universales de codificacion y ubicacion de archivadores en todas las sedes.
6. Directorio de Expedientes
Un expediente es un conjunto estructurado de documentos asociados a una persona, proceso, area o servicio. IDEA maneja los siguientes tipos:
| Codigo | Expediente | Area |
|---|---|---|
| N100 | Normas generales de expedientes y archivologia | Transversal |
| 1015-N | Expediente de Gestion de Area de trabajo | Todos los dptos. |
| 333 | Expedientes de usuario | Academica / Admin |
| 334 | Archivo de Expediente Instructor (Digital) | Academica |
| 336 | Expediente Empleado de CIA | RRHH / Academica |
| 5500 | Expediente de gestion de materia | Academica |
| 1919 | Garantia de calidad de CIA | Calidad |
| — | Expediente de servicio activado | Comercial |
| — | Expediente de Linea de vuelo | Ops. Vuelo |
| — | Expediente INAC de sede CIA | Regulatorio |
| — | Expediente INAC de gestion de vuelo | Regulatorio |
| — | Expediente de practicas TMA | OMA/TMA |
7. Documentos Rectores y Referencias Cruzadas
📚 Ecosistema de instructivos de Archivologia
Este instructivo (DG-IT-ERP-011) forma parte de un ecosistema de documentos interconectados:
- ⭐ Instructivo Maestro de Archivologia — Nivel Gerencia — La filosofia y gobernanza de la gestion documental (documento legacy, vigente).
- Que es Archivologia — Introduccion al Modulo — Articulo introductorio para todo el personal.
- Categorias del Modulo — Guia de Navegacion — Explica las 20 categorias del sidebar.
- Instructivo maestro de clasificacion de instrumentos de informacion — Taxonomia de documentos vs. registros.
- Normas generales de expedientes y archivologia (N100) — Reglas de codificacion y ubicacion.
- Procedimiento de gestion de archivos CIA (Blindaje INAC) — Preparacion para auditorias.
📌 Etiquetas criticas para buscar
Para encontrar toda la documentacion de archivologia, usa estas etiquetas en el Centro de Soporte:
- Archivador (51 articulos) — Instructivos de archivadores fisicos por sede.
- Expediente (24 articulos) — Tipos de expediente, apertura, cierre, contenido.
- Documentos (35 articulos) — Gestion de tipos documentales especificos.
- Archivologia (146 articulos) — Todo el paraguas de gestion documental.
- Gestion Documental — Contenido del Ecosistema ERP (Supabase).
DG-IT-ERP-011 v1.0 — Instructivo Maestro de Gestion Documental y Calidad.
Referencia arquitectonica: DG-IT-ERP-008 v3.0 (Nucleo 6 — Documental y Calidad).
