Este procedimiento aplica a todos los egresos monetarios y compras de IDEA en sus sedes, CCO, OMA y Aerotienda. Define el horario, las autoridades que autorizan, las categorías, los tipos de egreso, el llenado del talonario, la retención de IVA y el reporte obligatorio.
Aplicabilidad: Sede · CCO · OMA · Aerotienda. Este documento depende del ⭐ Instructivo Maestro de Egresos.
🕓 Horario de egresos
Los egresos y pagos se realizan hasta las 4:00 PM, para mantener un mejor control de las transacciones financieras del día. Solicitudes posteriores entran al ciclo del día siguiente.
👥 Autoridades administrativas
Personal autorizado para aprobar egresos:
- Ing. Oscar Alfredo Rodríguez — Director General de IDEA
- Ing. Pedro Rodríguez — Director de Operaciones de CIA
- Maritza Liendo — Directora de Finanzas
- Moisés Sequera — Gerencia de Administración
- Rafael Sequera — Supervisor de CIA
🏷️ Categorías de egresos
Los egresos se categorizan principalmente por nuestras divisiones: CCO, Aero Visual+, Aerotienda, Aerobar & Bistro, Yates y CIA/CC (coordinadores). Cada división tendrá su clasificación según aplique:
- Gastos fijos
- Gastos pre aprobados
- Compras
- Horas de instrucción de teoría
- Horas de instrucción de vuelo y simulador
- Inventario de insumos
- Inventario de bienes
- Reparación y mantenimiento
- Proyectos (gastos no esperados)
- Ditching
- Graduaciones
- Grupos
- Aviones
- Vehículos
- Yates
⚡ Tipos especiales de egreso
🟡 Egresos pre aprobados
No requieren esperar autorización de la directiva, pero deben ser notificados y autorizados por el supervisor de CIA. Pueden realizarse sin ID, pero Administración debe asignarlo antes del cierre de caja diario.
Ej: suministros de sede (agua, cartuchos, limpieza) y gastos fijos (alquiler, condominio, internet, servicios).
🟠 Egresos express
Autorizados por la directiva en grupo de WhatsApp para casos urgentes. Luego se debe llenar igualmente la planilla de egreso desde CCO por el responsable de gestionar el egreso.
Nota: los egresos pre aprobados serán auditados para verificar la frecuencia con que se solicitan. En caso de inconsistencias, se aplicarán sanciones administrativas a los responsables.
🔄 Resumen del procedimiento
📄 Facturas jurídicas (contribuyente especial)
- Llenar planilla de egresos 476 con toda la información requerida.
- Notificar la solicitud por el grupo de WhatsApp correspondiente.
- Solicitudes recibidas viernes, sábado y lunes.
- Esperar autorización (aprobadas los jueves para egreso y compra).
- Hacer efectivo el egreso (llenado de talonario).
- Solicitar factura y esperar retención de IVA.
- Realizar el pago con la retención de IVA.
- Enviar retención al proveedor.
- Reportar por WhatsApp con foto del talonario, billetes y factura a nombre de SC IDEA con RIF.
📋 Notas de entrega
- Llenar planilla de egresos 476 con toda la información requerida.
- Notificar la solicitud por el grupo de WhatsApp correspondiente.
- Solicitudes recibidas los lunes, aprobadas los jueves.
- Esperar autorización por WhatsApp para egreso desde caja.
- Hacer efectivo el egreso (talonario) y soportar con nota de entrega.
- Reportar por WhatsApp con foto del talonario, billetes y nota de entrega a nombre de IDEA.
Los pasos de retención de IVA aplican solo a egresos con retención.
📎 RIF de IDEA — descargar aquí
📝 Paso 1 — Planilla de egresos
Este formato hace la solicitud formal y recibe la autorización. Lo llena el solicitante, o en el caso de sedes o personas fuera de CCO, una persona responsable designada por el gerente del departamento en CCO.
💻 Versión online
Requerida para solicitudes hechas fuera del CCO. Abrir planilla online →
📄 Versión física
💬 Paso 2 — Solicitud por grupo de WhatsApp
La solicitud se hace estrictamente por el grupo que corresponda:
- Grupo de egreso de la sede: Barquisimeto, Caracas, Margarita, San Cristóbal, Cumaná, Maracaibo
- Compras y egresos: compras de CCO, OMA, taller de costura, AeroBar, operaciones múltiples
- Egreso (pago a instructores): pago de instructores de CIA
- Recepción de Egresos – IDEA: egresos que no pertenecen a cada CIA, CCO-Barquisimeto, OMA-Barquisimeto
- R/E – IDEA por sede: SCI, PMV, CCS, BRM, MAR, CUM — egresos de cada sede específica
✅ Paso 3 — Autorización
La autorización se realiza por el grupo de WhatsApp, con un ID de egreso y un concepto. Ese ID y concepto deben respetarse y colocarse en el soporte (talonario) sin ningún cambio — de lo contrario, se aplica sanción administrativa.
«Se autoriza un egreso de 20 USD para la compra de suministros de oficina (resma de hojas, marcadores) bajo el ID 0010».
El soporte de egreso debe coincidir con la autorización, sin excepciones. Si el pago es por pago móvil, Zelle o Binance, una vez autorizado debe entregarse la solicitud física autorizada a Administración para realizar el pago.
✍️ Paso 4 — Llenado del talonario de egresos
- Lugar de emisión y fecha: especificar la sede donde se realiza el egreso y la fecha.
- Hemos pagado a: nombre completo (nombres y apellidos) de quien recibe el egreso.
- RIF / C.I.: número de RIF o cédula de quien recibe el dinero.
- La cantidad de: el monto en letras (ej: «cien dólares» si se pagan 100 USD).
- Por concepto de: detallar qué se paga, el motivo, el proveedor (si aplica), los últimos 5 dígitos de los seriales de los billetes y el ID del egreso autorizado.
- Forma de pago: marcar con check la forma de pago.
- Monto total: el monto en números, marcando si es VEF (Bs) o USD ($).
- Observaciones: notas importantes (por ejemplo, vueltos pendientes por entregar).
- Recibe conforme: firma de quien recibe el egreso.
- Recibo de egreso: número de factura, a tomar en cuenta en el cuadre de caja.
📌 Casos especiales del campo «concepto»
- Vueltos pendientes: hacer referencia al número de recibo del ingreso al que quedó pendiente el vuelto.
- Alquiler, condominio, servicios: especificar el mes que se paga, lo más descriptivo posible.
- Pago de instructores: especificar ID y nombre de materia, e indicar si es pago inicial, final o completo.
- Cambio de efectivo por Zelle: montos, últimos 5 dígitos de los seriales (ej: 100$:1453A) y código de confirmación Zelle.
- Suministros y limpieza: una sola factura al final del día por todos los artículos, con descripción y monto por producto, soportado con factura/nota de entrega.
Nota: llenar el recibo con letra legible, ordenada y sin tachaduras. En caso de error en fecha o montos, anular el recibo y hacerlo de nuevo.
🧾 Pasos 5 a 7 — Retención de IVA
Solicitar factura
Solicitar factura jurídica indicando que IDEA es agente de retención. La factura debe reportarse por el grupo de egreso correspondiente. Hay dos posibilidades:
- El proveedor solicita el pago con la retención del IVA descontada.
- El proveedor solicita el pago completo y, al recibir la retención, reintegra el monto retenido.
Como agentes de retención, IDEA no paga el 100% de la factura: retiene el 75% del IVA (que es el 16% de la compra, siempre que no sea exenta). La retención del 75% del IVA completa el 100% de la factura y debe entregarse al proveedor por correo, WhatsApp o físico.
📸 Paso 9 — Reporte obligatorio
Enviar foto del egreso realizado y del producto comprado como soporte de pago, donde se vea el efectivo entregado y la factura de egreso (talonario). Esto es de carácter obligatorio por el grupo de egreso de la sede.
Para compras o servicios, el egreso debe soportarse además con la factura o nota de entrega del proveedor (sin excepciones) y una fotografía del producto adquirido.
⚖️ Normas infalibles
- Todo egreso debe estar autorizado (de no estarlo, IDEA se reserva el derecho de no responsabilizarse del gasto).
- Todo egreso debe estar soportado (factura jurídica a nombre de SC IDEA con dirección de RIF).
- Todo egreso debe tener un ID.
- Todo egreso debe poseer nombre y firma del solicitante, de quien autoriza, y descripción completa.
- Todo egreso podrá no ser procesado por falta de información (se le hará saber al solicitante).
- Investigación previa obligatoria: buscar ofertas y precios (Marketplace, MercadoLibre) y registrarlos en el campo de valor aproximado.
Actualizado: junio 2026 · Procedimiento de egreso monetario · Depende del Instructivo Maestro de Egresos.
