Normas Generales de Reuniones en IDEA
Este procedimiento establece la metodología obligatoria para llevar a cabo cualquier reunión de trabajo (operativa, táctica o gerencial) dentro de IDEA Aviation, con el fin de maximizar la productividad y erradicar los tiempos muertos.
- Planificación de Objetivos (Pre-Reunión): Cada reunión debe tener previamente una planificación de objetivos desglosados en forma de lista y en orden correlativo. Queda prohibido convocar a una sesión sin un temario claro.
- Duración y Asistencia Estricta: Las reuniones deben ser lo más cortas y al grano posible. El estándar es de 10 minutos (tácticas diarias) a 1 hora (gerenciales semanales). Ninguna reunión debe incluir a personas a quienes no les aplique la información o que no aporten directamente a los objetivos trazados.
- Cero Divagaciones: No se permite divagar en las reuniones hablando de temas ajenos a la agenda. Las discusiones deben orientarse directa y rápidamente a la resolución de los objetivos planificados.
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El Secretario y la Gobernanza con Gemini (¡NUEVO!):
Cada reunión debe contar con un Secretario. El secretario ya no realiza notas manuscritas exhaustivas en hojas blancas físicas.
En su lugar, opera el flujo inteligente DG-IT-ERP-007:
- Inicia y gestiona la grabación de la reunión (Google Meet o grabadora móvil).
- Al terminar, carga el audio en Gemini con el Prompt Maestro para generar la minuta estructurada automáticamente.
- Verifica y valida la minuta generada por la IA.
- Registra las tareas resultantes en el Sistema 030 (Gestor de Trabajo) en Supabase o Airtable, vinculándolas al ID del acta.
- Validación Verbal: Al final de la reunión, el facilitador o secretario leerá en voz alta las conclusiones y tareas generadas para validación y aceptación verbal de todos los presentes antes de dar por terminada la sesión.
Este procedimiento garantiza que las reuniones en IDEA mantengan los más altos niveles de disciplina y seguridad operacional. Cualquier desviación será auditada por el área de Calidad.
