Archivologia de Documentos Operativos

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Familia 3 — Documentos Operativos

Los documentos operativos son los registros del dia a dia de la organizacion. Incluyen minutas de reuniones, reportes de actividades, cronogramas de planificacion y comunicados internos. A diferencia de los documentos regulatorios o contractuales, estos no tienen implicaciones legales directas, pero son fundamentales para la trazabilidad, coordinacion y mejora continua de las operaciones.

Esta familia se caracteriza por su alto volumen de generacion y por incluir documentos que pueden ser creados tanto manualmente como de forma automatizada por los flujos del ERP.

Catalogo de Tipos Documentales

Codigo	Nombre	Descripcion	¿Vence?	Firma Requerida
OPR-MIN	Minuta de Reunion	Actas generadas por flujo Gemini (DG-IT-ERP-007)	No vence	No (generada por IA)
OPR-RPT	Reporte Operativo	Reportes de produccion, incidentes, novedades	No vence	Responsable del area
OPR-CRO	Cronograma	Planificacion de clases, vuelos, mantenimiento	Si (periodo)	Coordinador
OPR-CMN	Comunicado Interno	Circulares, memorandos, avisos internos	No vence	Gerencia / Coordinacion

🛈 Nota: Las minutas de reunion (OPR-MIN) son generadas automaticamente por el flujo de reuniones con Gemini, documentado en DG-IT-ERP-007. Estas se almacenan de forma automatica en el sistema sin intervencion manual, garantizando consistencia y trazabilidad completa de cada reunion.

Flujo de Generacion

Cada tipo de documento operativo tiene un flujo de creacion y almacenamiento especifico:

OPR-MIN — Minuta de Reunion

Generacion: Automatica. El flujo Gemini (DG-IT-ERP-007) graba la reunion, transcribe el audio y genera la minuta estructurada con participantes, temas tratados, acuerdos y proximos pasos.
Almacenamiento: Se guarda automaticamente en Supabase Storage con referencia en documentos_maestra.
Formato: PDF generado desde plantilla estandarizada.
Notificacion: Los participantes reciben la minuta por correo electronico automaticamente.

OPR-RPT — Reporte Operativo

Generacion: Manual. El responsable del area completa el formulario de reporte en el ERP.
Almacenamiento: Se sube como PDF al Storage y se vincula al area/departamento correspondiente.
Periodicidad: Depende del tipo — puede ser diario (produccion), semanal (novedades) o por evento (incidentes).
Revision: El coordinador del area valida el reporte antes de su archivo definitivo.

OPR-CRO — Cronograma

Generacion: Manual o semi-automatica. Se crea en el modulo de planificacion del ERP.
Almacenamiento: Registro en base de datos + exportacion PDF para distribucion.
Vigencia: Limitada al periodo que cubre (semanal, mensual, trimestral).
Actualizacion: Cada nueva version reemplaza la anterior; las versiones previas se archivan como historico.

OPR-CMN — Comunicado Interno

Generacion: Manual. Gerencia o Coordinacion redacta el comunicado en el modulo correspondiente.
Almacenamiento: PDF firmado digitalmente + registro en el ERP.
Distribucion: Se envia por correo electronico y se publica en el tablero interno de comunicaciones.
Alcance: Puede ser general (toda la organizacion) o dirigido (un area especifica).

✅ Buena practica: Todos los documentos operativos deben incluir en sus metadatos: fecha de creacion, autor/generador, area responsable y clasificacion (familia + tipo). Esto garantiza la recuperacion rapida en busquedas y auditorias internas.

Referencia normativa: DG-IT-ERP-011 Seccion 2.3 — Clasificacion y gestion de documentos operativos.