Modulo de Archivologia → 20. Flujos de Trabajo
🔄 Flujos de Trabajo de Archivologia
Como nace, vive, se archiva y muere un documento en IDEA. El ciclo de vida completo entre lo fisico y lo digital.
1. ¿Que es un Flujo de Trabajo de Archivologia?
Un flujo de trabajo de archivologia (workflow) describe el recorrido completo que hace un documento o expediente desde que nace hasta que se archiva definitivamente. Responde a estas preguntas:
- ¿Donde nace? — ¿Se genera digitalmente o en papel? ¿Quien lo crea?
- ¿Que versiones existen? — ¿Tiene version digital, fisica, ambas? ¿Cual es la original?
- ¿Donde vive activo? — ¿En que archivador fisico? ¿En que carpeta digital? ¿En que tabla del ERP?
- ¿Quien lo toca? — ¿Quien puede verlo, editarlo, firmarlo, aprobarlo?
- ¿Tiene espejo? — ¿Existe una copia en otro lugar (fisico ↔ digital)?
- ¿En que expediente vive? — ¿A que expediente pertenece? ¿Donde esta ese expediente?
- ¿Cuando muere? — ¿Se destruye? ¿Se archiva en historico? ¿Cuanto tiempo se retiene?
2. Ciclo de Vida General de un Documento
🔁 Las 6 fases del ciclo de vida
| Fase | Descripcion | Ejemplo |
|---|---|---|
| 1. Nacimiento | El documento se genera por primera vez. Puede ser digital (sistema, IA, formulario) o fisico (papel, firma manuscrita). | Se crea una minuta con Gemini, se llena una ficha de inscripcion a mano. |
| 2. Registro | El documento se registra en el sistema: se le asigna codigo, tipo, responsable y ubicacion. | La minuta se guarda en documentos_maestra con codigo OPR-MIN. |
| 3. Vida activa | El documento esta en uso: se consulta, se firma, se actualiza. Vive en su archivador fisico y/o en el ERP. | El expediente de un alumno activo esta en el archivador de CCO/Ventas. |
| 4. Espejo | Si aplica, se mantiene una copia sincronizada entre fisico y digital. La original se define segun el tipo. | La bitacora de vuelo vive en el avion (original) con copia mensual en Drive. |
| 5. Cierre | El documento o expediente se cierra: el alumno se gradua, el contrato vence, el servicio se completa. | Se ejecuta el procedimiento de cierre de expediente de servicio activado. |
| 6. Archivo historico | El documento se mueve al archivo historico. Se retiene por el tiempo legal requerido. | Documentos financieros: 10 anos. Regulatorios INAC: permanente. |
3. El Problema del Espejo: Fisico vs. Digital
Uno de los aspectos mas complejos de la archivologia de IDEA es que muchos documentos existen en dos mundos simultaneamente:
| Escenario | Original | Espejo | Regla |
|---|---|---|---|
| Bitacora de vuelo | Fisico (maletin de avion) | Digital (Drive/servidor) | Copia mensual obligatoria |
| Contrato de matricula | Fisico (firmado a mano) | Digital (scan PDF) | Ambos obligatorios |
| Minuta de reunion | Digital (generada por Gemini) | No tiene espejo fisico | Solo digital |
| Certificado medico | Fisico (emitido por autoridad) | Digital (scan en expediente) | Original en expediente fisico |
| Instructivo (este documento) | Digital (Centro de Soporte) | No tiene espejo fisico | Solo digital, versionado |
documentos_maestra usando proveedor_storage y ubicacion_fisica.
4. Flujos de Trabajo Especificos
Cada proceso de IDEA tiene su propio flujo de archivologia. Los siguientes articulos detallan flujos especificos:
| Flujo de Trabajo | Estado | Descripcion |
|---|---|---|
| Workflow de Gestion de Pedido / Horas de Vuelo | 🚧 Proximo | Desde que el alumno solicita horas hasta que se cierra el expediente de servicio activado |
| Workflow de Curso Especial | 🚧 Proximo | Desde la inscripcion hasta la certificacion y archivo del expediente recurrente |
| Workflow de Auditoria INAC | 🚧 Proximo | Preparacion de documentos, ejecucion de auditoria, PPAC y cierre |
| Workflow de Mantenimiento de Aeronave | 🚧 Proximo | Orden de trabajo, bitacoras, liberacion y archivamiento |
💡 A medida que se documenten mas procesos
Cada vez que se identifique un proceso con archivologia compleja, se creara un nuevo flujo de trabajo en esta categoria. Los flujos de trabajo son la capa de proceso que conecta los documentos, los expedientes, los archivadores y las areas de trabajo.
Modulo de Archivologia | 20. Flujos de Trabajo | Centro de Soporte IDEA | Junio 2026
