Modulo de Archivologia → 01. Generalidades
📜 Politica Universal de Archivologia
Las reglas fundamentales que aplican a todo instrumento de informacion en IDEA — sin excepcion.
1. Definicion: Instrumento de Informacion
Un Instrumento de Informacion es cualquier pieza — fisica o digital — que contenga, registre o transporte informacion relevante para IDEA. Es el termino paraguas que agrupa:
| Tipo | Que es | Ejemplo |
|---|---|---|
| Documento | Una sola pieza de informacion | Minuta, factura, certificado medico, contrato |
| Expediente | Carpeta que agrupa documentos relacionados | Expediente de usuario (333), expediente de servicio activado |
| Listado / Registro | Tabla o registro tabular de datos | Lista de alumnos activos, inventario de equipos |
| Bitacora | Registro cronologico de eventos | Libro de vuelo (GV-2125.20), bitacora de mantenimiento |
| Manual | Documento normativo o de referencia | Manual de Operaciones SMS, instructivo maestro |
| Archivador | Contenedor fisico que agrupa expedientes | Archivador N101 (CIA), Archivador No 2 — Publicidad |
2. Las 5 Reglas Universales
Regla 1: Todo instrumento pertenece a un expediente
Ningun documento, listado, bitacora o manual puede existir suelto. Todo instrumento debe estar asignado a un expediente. Si no existe expediente para un instrumento, se crea uno.
Regla 2: Todo expediente tiene una direccion
Todo expediente tiene una ubicacion fisica (archivador + sede) y/o una ubicacion digital (tabla en ERP, carpeta en Drive). Ambas deben estar documentadas.
Formato de direccion: Sede → Area de Trabajo → Archivador → Expediente → Documento
Regla 3: Todo instrumento tiene un codigo
Todo instrumento debe tener un codigo unico segun la nomenclatura de IDEA. Si es de gestion de vuelo, lleva prefijo GV-. Los codigos permiten encontrar cualquier instrumento sin ambiguedad.
Regla 4: Si existe en fisico y en digital, ambos deben coincidir
Cuando un instrumento tiene espejo (version fisica + version digital), ambas versiones deben estar sincronizadas. Si se actualiza una, se actualiza la otra. El ERP registra ambas ubicaciones.
Regla 5: Todo instrumento tiene un responsable
Cada instrumento tiene una persona responsable de su custodia, actualizacion y archivamiento. El responsable se registra en el ERP y en el instructivo de archivologia del area de trabajo.
3. La Cadena de Contencion
Todo instrumento de IDEA vive dentro de una cadena de contencion. Ningun eslabon puede faltar:
🏢 SEDE (Valencia, Charallave, Maracaibo...)
↓
💼 AREA DE TRABAJO (CCO/Ventas, Planificacion, Diseno...)
↓
🗃 ARCHIVADOR (N101, No 2 - Publicidad, Maletin de avion...)
↓
📁 EXPEDIENTE (333 - Usuario, GV-1015.222, Servicio Activado...)
↓
📄 INSTRUMENTO (Minuta, factura, bitacora, listado...)⚠ Ejemplo: ¿Donde va una minuta de reunion de staff?
Sede: CCO Charallave → Area: Oficina Central (102) → Archivador: [por definir] → Expediente: Expediente de Coordinacion General → Instrumento: Minuta del 09/06/2026
Si el expediente “Coordinacion General” no existe, se crea (Regla 1).
4. Espejo Fisico-Digital
Cada instrumento puede existir en uno o ambos mundos:
| Modo | Original | Espejo | Regla de sincronizacion |
|---|---|---|---|
| Solo fisico | Papel | No hay | Digitalizar cuando sea posible |
| Solo digital | ERP / Drive | No hay | No imprimir salvo necesidad legal |
| Dual — original fisico | Papel firmado | Scan en Drive/ERP | Scan dentro de 24h de la firma |
| Dual — original digital | PDF firmado digitalmente | Impresion en expediente | Imprimir solo si el expediente fisico lo requiere |
5. Ciclo de Vida
Todo instrumento pasa por estas fases. El flujo de trabajo especifico de cada tipo se documenta en 20. Flujos de Trabajo.
| Fase | Que pasa | Quien actua |
|---|---|---|
| Nacimiento | Se crea el instrumento (digital o fisico) | Creador |
| Registro | Se asigna codigo, expediente y ubicacion | Responsable de area |
| Vida activa | Se consulta, firma, actualiza | Usuarios autorizados |
| Cierre | Se completa su proposito | Responsable |
| Archivo historico | Se mueve a archivo inactivo/historico | Responsable + Calidad |
| Destruccion | Se elimina segun politica de retencion | Gerencia + Calidad |
Politica Universal de Archivologia | Modulo de Archivologia | Centro de Soporte IDEA | Junio 2026
