Procedimiento de Validación de Certificados

Revisiones

Código: R1-VAL-CERT-001 — R0 · Fecha: 24/06/2026 · Elaboró: Coordinación Académica · Aprueba: Jefe de Departamento Académico

Objetivo

Establecer el proceso estándar para la validación física y documental de los certificados emitidos por IDEA, garantizando que cada certificado y sus documentos de egreso asociados cumplan con los requisitos regulatorios de la RAV 141 y RAV 147, así como con los estándares de calidad institucional, antes de ser entregados al estudiante.

Aplicabilidad

Este procedimiento aplica al personal de Coordinación Académica, Planificación y Desarrollo, y cualquier funcionario designado para la revisión y entrega de documentos de egreso. Aplica a todos los cursos y carreras regulados bajo:

• RAV 141: Tripulantes de Cabina (TDC), Pilotos (PPA, PCA, habilitaciones), Despachadores de Vuelo (DDV) y demás cursos bajo esta regulación.
• RAV 147: Técnicos en Mantenimiento de Aeronaves (TMA).

Referencias

• FAQ: ¿Qué regulaciones nos autoriza? — RAV 141 y RAV 147
• Procedimiento de generación de Certificaciones de graduación
• Instructivo de Perfil de Egreso (ADN-3000.1.2)
• Procedimiento de convalidación de cursos y licencias

1. Documentos de Egreso Requeridos

Para la validación de un certificado, se deben revisar y validar todos los documentos de egreso correspondientes. Los documentos de egreso son los siguientes, y deben estar presentes en el expediente del estudiante antes de proceder con la validación:

1. Notas Certificadas: Documento oficial que refleja las calificaciones obtenidas por el estudiante a lo largo del curso. Debe estar firmado y sellado por el Jefe de Departamento Académico.
2. Constancia de Culminación: Documento que certifica que el estudiante completó satisfactoriamente la carga académica del programa. Debe incluir fecha de inicio y fecha de culminación del curso.
3. El Certificado: Documento principal de egreso que acredita al estudiante como graduado del curso o carrera. Debe cumplir con todas las características físicas establecidas (impresión en alta resolución, hoja opalina, sello seco estampado, sobre institucional IDEA).
4. Documentos adicionales según carrera o aplicabilidad:
   • TMA (RAV 147): Carta de aprobación de pasantías con un período mínimo de 6 meses, conforme a los requisitos regulatorios de la RAV 147.
   • Pilotos (PPA, PCA, habilitaciones — RAV 141): El certificado especifica que es de «Curso en Tierra». Los documentos de egreso se entregan una vez culminado el período teórico.
   • TDC (RAV 141): Documentos de egreso según lo establecido en las especificaciones del CIA bajo RAV 141.
   • DDV (RAV 141): Documentos de egreso según lo establecido para Despachadores de Vuelo bajo RAV 141.
   • Cursos especiales / recurrentes / convalidaciones: Según lo que establezca el expediente académico y el diseño del curso. Verificar en el sistema de producción si existe documentación específica para la carrera.

2. Lista de Chequeo para la Validación del Certificado

Una vez reunidos todos los documentos de egreso, el responsable de la validación debe aplicar la siguiente lista de chequeo de forma exhaustiva sobre cada uno de los documentos. Cada ítem debe ser verificado y marcado como aprobado antes de proceder a la entrega.

2.1 Verificación de Identidad del Titular

• ☐ Cédula de Identidad: Solicitar y verificar la cédula de identidad original del titular del certificado. El número de cédula debe coincidir exactamente con el que aparece registrado en el expediente digital del estudiante y en todos los documentos de egreso.
• ☐ Nombre correctamente escrito: Verificar que el nombre completo del titular esté escrito de forma correcta (sin errores ortográficos, sin inversión de nombres o apellidos, con tildes donde corresponda) en cada uno de los documentos: notas certificadas, constancia de culminación y certificado. Comparar siempre contra la cédula de identidad original.

2.2 Verificación de Fechas

• ☐ Fecha de culminación coincide con el reverso del certificado: La fecha de culminación indicada en el anverso del certificado debe coincidir exactamente con la fecha de culminación que aparece en la parte posterior (reverso) del mismo. Cualquier discrepancia invalida el documento.
• ☐ Fecha de inicio contempla la cantidad de horas establecidas: Verificar que el período comprendido entre la fecha de inicio del curso y la fecha de culminación sea coherente y suficiente para cubrir la carga horaria total establecida en el plan de instrucción del curso (horas de teoría, práctica y evaluación). Si la fecha de inicio no permite completar las horas reglamentarias, el documento no es válido.

2.3 Verificación del Contenido del Certificado

• ☐ Nombre del curso correctamente escrito: El nombre del curso o carrera que aparece en el certificado debe ser el nombre oficial y completo, tal como está registrado en el diseño académico del curso y en el expediente. No debe haber abreviaciones no oficiales ni errores tipográficos.
• ☐ Cantidad de horas correcta: La carga horaria indicada en el certificado debe coincidir exactamente con las horas establecidas en el plan de instrucción oficial del curso. Se debe comparar con el contenido programático y el sílabo del curso.

2.4 Verificación de Condiciones Físicas del Certificado

• ☐ Certificado limpio: El certificado no debe presentar manchas, rasgaduras, dobleces, borrones, marcas de corrección o cualquier otro daño físico visible. Un certificado con daños físicos debe ser anulado y reimpreso.
• ☐ Certificado pulcro: La presentación general del certificado debe ser impecable: impresión nítida, bordes limpios, sello seco correctamente estampado y legible, firmas completas y con tinta adecuada. El documento debe ser entregado en sobre institucional IDEA en perfecto estado.

2.5 Verificación de Concordancia entre Documentos

• ☐ Constancias coinciden con los datos indicados: Los datos de las constancias (constancia de culminación, notas certificadas y demás documentos de egreso) deben ser completamente coherentes entre sí y con el certificado. Esto incluye: nombre del titular, número de cédula, nombre del curso, fechas de inicio y culminación, carga horaria y calificaciones. Cualquier inconsistencia entre documentos invalida el lote completo.

2.6 Verificación Regulatoria

• ☐ Llamado a la regulación correcto: El certificado debe hacer referencia a la regulación aeronáutica venezolana (RAV) que ampara el curso. Verificar que la regulación citada sea la correcta según el tipo de curso:
  • Si el caso es de UTMA (Técnico en Mantenimiento de Aeronaves — TMA): se aplica la RAV 147. El certificado y demás documentos deben hacer referencia a la RAV 147 y cumplir con los requisitos de competencias verificables conforme a dicha regulación.
  • Si el caso es de TDC (Tripulante de Cabina): se aplica la RAV 141. El certificado y demás documentos deben hacer referencia a la RAV 141 y cumplir con los requisitos de instrucción establecidos para Tripulantes de Cabina.
  • Pilotos (PPA, PCA, habilitaciones de vuelo): se aplica la RAV 141. Los documentos deben referenciar la RAV 141 y los requisitos específicos de la licencia o habilitación correspondiente.
  • Despachadores de Vuelo (DDV): se aplica la RAV 141. Los documentos deben referenciar la RAV 141 conforme a los requisitos para Despachadores.
  • Otros cursos especiales o de crecimiento profesional: Verificar en el diseño del curso (ADN académico) la regulación aplicable. Si el curso no tiene regulación aeronáutica específica, verificar que no se cite regulación que no corresponda.

3. Proceso de Validación

1. Recepción del expediente: El responsable recibe el expediente completo del estudiante y verifica que contengan todos los documentos de egreso requeridos según la carrera (ver sección 1).
2. Verificación de solvencias: Confirmar que el estudiante posee solvencia académica y solvencia administrativa, conforme al procedimiento establecido de generación de certificaciones de graduación. Las garantías de solvencia deben estar firmadas por: Jefe de Administración (solvencia administrativa), Jefe de Departamento Académico (solvencia académica) y Personal de Planificación y Desarrollo (garantía de proceso).
3. Aplicación de la Lista de Chequeo: Aplicar cada uno de los ítems de la lista de chequeo de la sección 2. Cada ítem debe ser marcado como aprobado (☑) o rechazado (☒), dejando registro de la verificación.
4. Manejo de inconsistencias: Si algún ítem de la lista de chequeo resulta rechazado (☒), el documento observado se devuelve al área responsable de su emisión para corrección. No se puede proceder a la entrega mientras exista algún ítem sin validar.
5. Validación final y firma: Una vez que todos los ítems estén aprobados (☑), el responsable de la validación firma y sella el expediente como validado, dejando registro en el Libro de Graduaciones (Número, Nombre, Apellido, Cédula, Grupo, Certificación, Fecha, Firma de recepción, Firma de Coordinador).
6. Acto de entrega: Proceder conforme al procedimiento de acto de entrega de certificaciones. El estudiante firma en el Libro de Graduaciones al momento de recibir sus documentos. Si un familiar retira los documentos, debe presentar permiso escrito firmado por el titular, el cual debe ser subido al expediente digital.

4. Control de Revisiones

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