Módulo de Egresos Ecosistema ERP – IDEA
El Módulo de Egresos centraliza la gestión, registro, aprobación y control de todo el dinero que sale de la organización. Desde la nómina del personal, hasta el pago de combustible para las aeronaves, todo flujo de egreso debe quedar documentado, aprobado por el responsable autorizado y vinculado a su destino.
🔒 Principio rector: Ningún egreso se ejecuta sin aprobación documentada. Si salió dinero de IDEA y no quedó registrado en este módulo con su firma de autorización, ese egreso es irregular.
👥 Arquitectura de Roles y Niveles de Acceso
Este módulo está diseñado para que cualquier empleado de la organización pueda interactuar con él, cada uno desde su nivel. Un egreso no es solo un pago: es un flujo que nace como solicitud, se aprueba, se ejecuta y queda registrado en la cuenta del usuario, en su departamento y en el módulo de administración simultáneamente.
| Nivel | Rol | Puede hacer |
|---|---|---|
| Nivel 1 | Coordinador / Jefe de Departamento | Aprobar o rechazar solicitudes de egreso de su equipo. Gestionar la caja de gastos intrínsecos de su departamento. Ver todos los egresos de su área de trabajo. Registrar gastos operativos menores. |
| Nivel 2 | Departamentos que consultan | Consultar egresos vinculados a sus operaciones (ejemplo: Planificación ve los pagos a instructores de su sede; Soporte ve egresos asociados a tickets de devolución). No pueden aprobar ni modificar. |
| Nivel 3 | Administración (Nivel Base) | Ejecutar los egresos aprobados (realizar transferencias, pagos). Registrar planillas de egreso (476). Alimentar el registro maestro de egresos (475). Generar reportes de caja. Conciliar contra bancos. |
| Nivel 4 | Administración Superior | Aprobar egresos que superen montos límite. Autorizar pagos extraordinarios. Gestionar nómina y bonificaciones. Ajustes y correcciones de egresos. Reportes financieros consolidados. |
| Nivel 5 | Dirección / Gerencia General | Acceso total. Aprobación de presupuestos y gastos mayores. Dashboards de flujo de caja. Auditoría completa del módulo. Definición de políticas de gasto y límites por departamento. |
🔑 Filosofía: Cada egreso queda registrado en tres lugares simultáneos: la Cuenta de Usuario Colaborador del empleado que lo solicitó, el departamento al que pertenece, y el módulo de administración que lo ejecutó. Así se garantiza trazabilidad total y cualquier nivel puede verificar la información.
🔄 Flujo de un Egreso
1. SOLICITUD → El colaborador solicita el egreso desde su Cuenta de Usuario Colaborador
2. APROBACIÓN → El jefe de departamento aprueba (o Adm. Superior si supera límite)
3. EJECUCIÓN → Administración ejecuta el pago y registra la planilla (476)
4. REGISTRO → Queda en: cuenta del usuario + departamento + registro maestro (475)
5. CONCILIACIÓN → Se cruza contra el banco en el reporte 20.000📋 Alcance del Módulo
| Tipo de Egreso | Descripción | Módulos Relacionados |
|---|---|---|
| Nómina y personal | Sueldos, bonificaciones, pagos a instructores, beneficios laborales. | Recursos Humanos, Gestión de Instructores |
| Operaciones de vuelo | Combustible, mantenimiento de aeronaves, seguros, tarifas aeroportuarias. | Gestión de Vuelo, OMA/Mantenimiento |
| Infraestructura | Alquileres de sedes, servicios públicos, mantenimiento de instalaciones. | Operaciones Múltiples, Administración de Sede |
| Proveedores y compras | Materiales de estudio, uniformes, suministros de oficina, equipos. | Inventario y Suministros |
| Mercadeo y publicidad | Campañas publicitarias, anuncios, diseño, eventos promocionales. | CRM, Diseño |
| Gastos administrativos | Gastos legales, contables, bancarios, impuestos, trámites gubernamentales. | Administración, Gestión de Empresas |
| Cajas de gastos intrínsecos | Gastos menores y recurrentes propios de cada departamento. | Todos los departamentos |
🔗 Interacción con Otros Módulos
- Recursos Humanos: La nómina y los pagos a instructores se originan aquí y se registran como egresos.
- Inventario y Suministros: Cada orden de compra ejecutada genera un egreso vinculado.
- Gestión de Vuelo: Los gastos de combustible y mantenimiento se registran por aeronave y por vuelo.
- Soporte: Tickets de devolución o reembolso generan egresos que se procesan desde aquí.
- Administración: Es el nivel máximo de control. Toda la ejecución de pagos, conciliación bancaria y reportes financieros se centralizan allí, con múltiples niveles de autorización internos.
- Archivología: La categoría 17. Archivología de Egresos define cómo se archivan todos estos documentos.
📊 Instrumentos Clave
- Planilla de egreso (476): Formato oficial para registrar cada salida de dinero.
- Registro maestro de egresos (475): Control consolidado de todos los egresos.
- Control y reporte de bancos y cajas (20.000): Conciliación de egresos contra cuentas bancarias.
- Cajas de gastos intrínsecos: Control de gastos menores por departamento.
- Sistema administrativo (15000): Plataforma central de registro contable.
