Este instructivo establece las directrices generales para la gestión de calidad en tres áreas fundamentales de la organización: Archivología, Actualización de Progreso Académico y Auditorías Internas. Su cumplimiento es obligatorio para todo el personal involucrado en procesos de garantía de calidad.
📁 1. Archivología
📈 2. Progreso Académico
🔍 3. Auditorías Internas
1. Archivología
Objetivo
Garantizar la correcta organización, conservación, acceso y disposición final de los documentos e información institucional, asegurando la trazabilidad y disponibilidad de los registros de calidad en todo momento.
Alcance
Aplica a todos los documentos físicos y digitales generados por la organización, incluyendo expedientes académicos, registros operativos, contratos, informes y cualquier documento relacionado con el Sistema de Gestión de Calidad. (Ver instructivo)
Responsables
Rol
Responsabilidad
Coordinador de Sede
Auditar y clasificar la documentación
Operador de Calidad
Archivología de documentos y actualización de progreso académico de grupos
Gerente de Garantía de Calidad
Verificar y auditar el cumplimiento de los procedimientos
Procedimiento
Paso
Actividad
Responsable
Documento de Referencia
1
Recepción y auditoría preliminar de evaluaciones y planillas de notas
Coordinador de Sede
Planillas 288 y 228
2
Archivar los documentos en el archivo transitorio con etiquetas, fecha y descripción
Coordinador de Sede
Archivador de materias en transición
3
Archivar documentos en cada expediente
Operador de Calidad
Expediente de usuario 333
4
Realizar auditoría semestral del archivo: verificar integridad, detectar faltantes y actualizar expedientes
Operador de Calidad / Gerente de Garantía de Calidad
Expediente 1919
5
Transferir al archivo inactivo según políticas vigentes
Gerente de Garantía de Calidad
Archivo muerto
6
Registrar cualquier acceso o modificación de documentos en la carpeta de gestión de calidad
Coordinador de Archivología
Expediente 1919
2. Actualización de Progreso Académico
Objetivo
Mantener actualizado y verificado el registro del progreso académico de cada estudiante (formato 485), garantizando la exactitud de calificaciones, avances de grupos y documentación asociada, conforme a los estándares establecidos por la organización. (Ver instructivo)
Alcance
Aplica a todos los programas académicos activos, instructores, coordinadores y personal administrativo que gestiona expedientes académicos de estudiantes.
Responsables
Rol
Responsabilidad
Instructor
Registrar calificaciones, asistencia y observaciones del progreso académico del estudiante
Operador de Calidad
Auditar y resolver discrepancias en progresivos académicos
Coordinador de Sede
Validar y supervisar que los registros de progreso estén actualizados
Gerente de Garantía de Calidad
Verificar que el proceso cumple con los estándares del SGC
Procedimiento
Paso
Actividad
Responsable
Documento de Referencia
1
Al concluir cada materia, el instructor registra las calificaciones y observaciones dentro de las 48 horas siguientes
Instructor
Planilla 288
2
Al realizar la auditoría, se debe verificar que no hayan campos vacíos ni inconsistencias; en caso de discrepancia o error, notificar al instructor para corrección. Toda corrección debe quedar documentada con justificación y firma del instructor
Operador de Calidad
Auditoría 841 / Fe de errata
3
El Coordinador de sede revisa que todos los registros del progresivo estén completos
Coordinador de Sede
Checklist de Revisión Académica
4
Generar reporte mensual de progreso académico por grupo y curso. Registrar resultado en el Expediente 1919
Coordinador de Sede
Reporte Mensual de Progreso
5
Al finalizar el programa, consolidar el expediente académico completo del estudiante mediante la firma del jefe de instrucción y archivar
Jefe de Instrucción
Expediente Académico del Estudiante
6
Verificar semestralmente que el 100% de los expedientes activos estén actualizados. Registrar resultado en el Expediente 1919
Gerente de Garantía de Calidad
Expediente 1919
3. Auditorías Internas
Objetivo
Evaluar de manera sistemática, independiente y documentada el grado de cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad, identificando no conformidades, oportunidades de mejora y verificando la eficacia de las acciones correctivas implementadas.
Alcance
Aplica a todas las áreas y procesos de la organización. Las auditorías se realizan de manera semestral, con fechas establecidas según el Cronograma de Auditoría establecido.
Responsables
Rol
Responsabilidad
Operador de Calidad
Planificar, coordinar y dirigir el proceso de auditoría. Emitir el informe final
Gerente de Garantía de Calidad
Aprobar el plan de auditoría y supervisar el seguimiento de acciones correctivas
Coordinadores de Sede
Facilitar el acceso a la información y participar en las entrevistas de auditoría
Gerente General
Aprobar recursos para acciones correctivas
Procedimiento
Fase
Actividad
Responsable
Documento de Referencia
Semana 1 – Planificación (Días 1 – 3)
Reunión de inicio, revisión de documentación del SGC, elaboración del plan de auditoría detallado y asignación de roles
Operador de Calidad / Gerente de Calidad
Plan de Auditoría / Expediente 1919
Semanas 2 y 3 – Ejecución (Días 4 – 6)
Auditoría en sitio: entrevistas, revisión de procesos, recopilación de evidencias, análisis y clasificación de hallazgos
