RT-13 Elaboracion de Formularios
Regla Tecnica de Archivologia y Calidad
Proposito
Estandarizar la creacion, codificacion, formato y control de todos los formularios, planillas y registros utilizados en los distintos departamentos, asegurando la integridad y trazabilidad del Sistema de Gestion de Calidad.
Normas de la Regla Tecnica
1. Codificacion ObligatoriaTodo formulario debe contar con un codigo alfanumerico estandarizado (Ej. GC-FV-004), indicando el departamento de origen, tipo de documento y correlativo. Ningun formulario sin codigo tiene validez oficial.
2. Plantilla y Encabezado EstandarLos formularios deben utilizar el encabezado corporativo oficial, el cual debe incluir visiblemente el logotipo de la academia, el nombre del documento, el codigo, y el numero o fecha de la revision vigente.
3. Prohibicion de Formularios no EstandarizadosQueda terminantemente prohibido que el personal invente o reproduzca planillas informales o «piratas» para la recoleccion de datos institucionales. Todo requerimiento nuevo debe pasar por la elaboracion oficial.
4. Registro MaestroUna vez aprobado, el formulario debe registrarse en el Listado Maestro de Documentos para garantizar su control de versiones y evitar el uso de plantillas obsoletas.
