📜 NORMA OFICIAL DE ARQUITECTURA
Esta es la regla fundacional de los documentos. Gobierna transversalmente a todas las tablas, interfaces y automatizaciones que toquen archivos en el Ecosistema ERP.
Normas de Archivología – El Documento Universal
La definición, enrutamiento autónomo y sellado inteligente de la unidad atómica de información de IDEA.
🔗 1. Alcance y Referencias Cruzadas
📋 Clic aquí para abrir las Referencias (Tipos, Tablas y Automatizaciones)
Esta norma trabaja en sinergia y ejerce jurisdicción sobre los siguientes componentes del ecosistema:
- 📒 Estandarización de Clasificación: Los atributos de esta norma dependen del instructivo Normas de Archivología – Tipos de Documentos.
- 💾 Base de Datos (Tablas): Su diseño y exigencias alimentan directamente a la Tabla: Documentos.
- ⚙️ Automatizaciones (Back-End): Es el origen legal que activa la Automatización: Resolución de Errores Documentales.
- 🖥️ Interfaces (UX/UI): Sus reglas definen cómo se visualiza el Sello Digital en la Interfaz: Visor Lógico de Expedientes.
- 📂 Carpeta Maestra en Drive: Abrir carpeta de Documentos Genéricos en Google Drive
🔬 2. Definición Ontológica y Tipología
Dentro del Ecosistema ERP de IDEA, un «Documento» es la unidad de información atómica oficial, capaz de disparar automatizaciones y procesos. Un simple borrador sin clasificar no es un documento oficial.
Todo documento que nazca o sea escaneado en el sistema debe clasificarse obligatoriamente según la Norma de Tipos de Documentos. Algunos de los tipos más críticos son:
- FORMATOS: Plantillas maestras inmutables que generan estandarización operativa.
- DOCUMENTOS CONTROLADOS: (Ej. Permiso de Bomberos, Licencias, Certificaciones INAC). Documentos con fecha de muerte biológica. Disparan alarmas y notificaciones obligatorias.
- MULTIMEDIA (Auditorías vs Publicidad): Fotos o videos que no siempre son de marketing. Pueden ser pruebas descriptivas para una auditoría de mantenimiento en una instalación.
📋 3. Atributos y Metadatos Obligatorios
Para que un archivo sea aceptado y procesado por el Módulo de Archivología, debe obligatoriamente contar con la siguiente metadata:
- Tipo de Documento: (Formato, Controlado, Multimedia descriptiva, etc.).
- Fecha de Creación / Vigencia: Inicio y fin del periodo útil del documento.
- Autor o Subidor: Trazabilidad humana de quién introdujo el documento.
- Relación de Expediente: Todo documento debe vivir amarrado a una «Carpeta Madre» o Expediente.
⚡ 4. Enrutamiento Físico/Digital Autónomo (Escaneo Mágico)
Cuando un operador ingresa un papel al ecosistema (Ej: escanea un Permiso de Bomberos en la Sede San Cristóbal), el ecosistema autocompleta la trazabilidad física:
- El documento hereda automáticamente la Instalación de donde provino el escaneo.
- La Inteligencia Artificial deduce en qué mueble (Archivador) físico durmió ese papel original.
- La versión digital no solo avisa qué es el documento, sino exactamente en qué ciudad, sede y estante se encuentra su versión física original.
🔐 5. Sello Digital Dinámico (Regla Mandatoria)
Ningún documento procesado es legal dentro del ecosistema sin su Sello de Trazabilidad Autónoma.
Formatos de Inyección Visual: Dependiendo del tipo de archivo y viabilidad tecnológica, la IA incrustará el sello de una de las siguientes maneras:
- Sello Sobrepuesto (Overlay/Membrete): Integrado elegantemente en los pies de página o esquinas (ideal para PDFs internos, minutas, manuales).
- Certificado Anexo (Página Extra): Una hoja sumada automáticamente al final del documento con el certificado completo (ideal para escaneos de facturas o permisos externos que no pueden ser alterados visualmente en su primera página).
El sello no es un mero código QR genérico; es inteligente y dinámico. Siempre tendrá dos bloques de información:
- 1. El Universal: UUID, Fecha, Estado de Validación IA y URL del expediente físico/digital.
- 2. El Específico (Según el Módulo): Si es un «Egreso», el sello además imprimirá: la Categoría de Egreso, el Solicitante y la División. Si es un archivo de RRHH, imprimirá el nombre del Empleado y Cargo. El sello muta para adaptarse al contexto de su existencia.
⏳ 6. Reloj de Arena: Documentos Controlados y Notificaciones
Los Documentos Controlados son entidades biológicas dentro de IDEA; nacen, viven y mueren. Todo documento marcado con este tipo somete al ecosistema a un régimen de vigilancia extrema:
- Tabla Maestra de Controlados: El sistema consolida y cruza todas las fechas de expiración en una matriz maestra de control de tiempo.
- Alarma Sistémica: Semanas antes de que un Permiso o Licencia venza, esta matriz dispara una cadena de alertas inquebrantable: envío de Mails automáticos, programación de recordatorios en el Calendario Corporativo y notificaciones Push al personal responsable, asegurando que la compañía jamás caiga en non-compliance legal por olvido humano.
