RT-01 Gestion de tramites y acronimos
Regla Tecnica de Archivologia
Proposito
Establecer el estandar de abreviaturas oficiales, el flujo de enrutamiento de tramites (hoja de ruta) y la trazabilidad mediante libros de control.
Normas de la Regla Tecnica
1. Acronimos OficialesTodo el personal esta en la obligacion de utilizar los acronimos oficiales de IDEA (ej. GC, CIA, OMA, CCO) en cualquier documento, instruccion de trabajo o comunicacion formal para evitar ambiguedades.
2. Numero de Control (Trazabilidad)Todo tramite, carta o solicitud formal debe poseer un numero de control o nomenclatura oficial en su encabezado que permita su rastreo desde el inicio hasta el cierre.
3. Hoja de Ruta del TramiteToda solicitud debe seguir un flujo estricto: consignacion/recepcion, asignacion a expediente, generacion de respuesta tecnica o accion, y cierre formal del tramite, documentado en cada etapa.
4. Uso de Libros de ControlLa recepcion y entrega de documentos fisicos debe registrarse obligatoriamente en el libro de control correspondiente (ej. Libro GC-DC-001) para dejar evidencia fisica inalterable de la cadena de custodia.
