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Normas de Archivología – Listados y Registros

🤖 DIRECTRIZ DE ARQUITECTURA (IA)

Este documento es una norma de diseño (Source of Truth). Su propósito es instruir a los desarrolladores y a los Agentes de Inteligencia Artificial sobre cómo programar, estructurar y auto-auditar las bases de datos e interfaces del ecosistema. No es un manual operativo para el usuario final.

Normas de Archivología – Listados y Registros

Regla Técnica General del instrumento de recopilación de datos sistemáticos.

1. ¿Qué son?

Listados y registros son instrumentos que recopilan datos de forma sistemática y repetitiva. Un listado es una colección organizada de elementos (personas, objetos, eventos). Un registro es la entrada individual dentro de un listado que documenta un hecho o transacción específica en el tiempo.

2. Formatos de Conservación

Físico: Un listado puede ser una planilla impresa con filas y columnas, un libro de control (empastado), o una bitácora foliada. Se archiva dentro del expediente maestro correspondiente o en el archivador central del área designada.

Digital: En formato digital, los listados viven en las tablas de datos (Supabase, Airtable, o módulos del ERP). Cada registro adquiere un ID único, marca de tiempo y auditoría de usuario. Los listados digitales permiten filtros, vistas dinámicas y búsquedas avanzadas.

3. Reglas Obligatorias

1. Todo listado maestro operativo debe tener un doliente o responsable que lo mantiene actualizado (Owner).
2. Ningún registro digital se elimina (Hard Delete); en su lugar, se marca como inactivo u oculto para mantener la integridad histórica.
3. Cada listado digital se debe gobernar bajo las Normas de Bases de Datos (Categoría 09).

4. Referencias Cruzadas

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