📜 NORMA + INSTRUCTIVO OPERATIVO
Este documento establece la norma y el procedimiento para la eliminación controlada de documentos y expedientes físicos cuyo periodo de retención ha vencido. Aplica a todo el personal con custodia de archivos.
🗑️ Instructivo de Expurgo Físico de Documentos
Norma de disposición final para archivos físicos con retención vencida
📋 1. Objetivo
Garantizar que todo documento o expediente físico cuyo periodo de retención ha expirado sea eliminado de forma controlada, trazable y verificable, evitando la acumulación innecesaria de papel en las sedes y cumpliendo con la política de protección de datos de IDEA.
⚙️ 2. Cómo Funciona (La Automatización)
🚨 Regla fundamental: Ningún documento físico puede ser destruido sin que exista un registro digital previo que lo autorice. El sistema genera la orden; el humano la ejecuta.
| Paso | Qué sucede | Responsable |
|---|---|---|
| 1 | El Cron diario revisa la columna caducidad de todos los documentos marcados como ubicacion_fisica IS NOT NULL. |
Sistema (automático) |
| 2 | Los documentos vencidos se inyectan en una Lista de Expurgo Físico Pendiente con estatus PENDIENTE_ELIMINACION. |
Sistema (automático) |
| 3 | Se envía una notificación al Responsable de Sede con el listado de archivos a destruir. | Sistema (automático) |
| 4 | El responsable ubica físicamente el documento (sede, archivador, gaveta) y lo destruye (trituradora o eliminación supervisada). | 👤 Responsable de Sede |
| 5 | A través de la interfaz, marca el registro como ELIMINADO con fecha, firma digital y observaciones. |
👤 Responsable de Sede |
| 6 | El sistema actualiza el documento original en arc_documentos con estatus = EXPURGADO_FISICO y mueve el registro al histórico. |
Sistema (automático) |
📊 3. Registro de Expurgo Físico (Estructura)
Este registro se genera automáticamente y es la evidencia auditable de que la destrucción fue controlada:
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
id_expurgo |
UUID | Identificador único del registro de expurgo. |
documento_id_fk |
UUID | FK al documento en arc_documentos. |
titulo_documento |
VARCHAR | Nombre del documento para referencia rápida. |
ubicacion_fisica |
VARCHAR | Sede → Archivador → Gaveta. Dónde está físicamente. |
fecha_vencimiento |
DATE | Fecha en que venció la retención. |
estatus |
ENUM | PENDIENTE_ELIMINACION | ELIMINADO | RETENIDO (si se decide conservar). |
responsable |
VARCHAR / FK | Quién ejecutó la eliminación física. |
fecha_eliminacion |
DATETIME | Cuándo se destruyó físicamente. |
observaciones |
TEXT | Notas del responsable (ej. «documento dañado», «retenido por auditoría»). |
metodo_destruccion |
ENUM | TRITURADORA | INCINERACION | RECICLAJE_CONTROLADO. |
🖥️ 4. Interfaz del Usuario (UX)
El responsable de sede accede a una vista filtrada que muestra solo los documentos pendientes de eliminación en su sede:
- Vista de Lista: Tabla con columnas: Título, Ubicación Física, Fecha Vencimiento, Estatus, Acción.
- Botón «Marcar como Eliminado»: Abre un modal que solicita: método de destrucción, observaciones y confirmación.
- Botón «Retener»: Para casos donde auditoría u otra autoridad solicita conservar el documento. Requiere justificación obligatoria.
- Historial: Todos los registros eliminados quedan visibles en pestaña de histórico para auditoría.
🛡️ 5. Controles y Garantías
- Doble verificación: Antes de permitir marcar como «ELIMINADO», el sistema valida que el respaldo digital existe en
arc_documentos. Si no hay copia digital, bloquea la eliminación física. - Periodo de gracia: Existe un buffer de 30 días tras el vencimiento antes de que el documento aparezca en la lista de expurgo, para dar margen a decisiones de retención.
- Auditoría: Todo cambio de estatus genera un log inmutable con usuario, fecha, IP y acción.
- Excepciones regulatorias: Documentos de aviación sujetos a la RAV tienen periodos de retención extendidos automáticamente por el sistema.
🔗 6. Referencias Cruzadas
📋 Documentos Relacionados
- Norma del Documento Universal — Reglas de sellado y ciclo de vida.
- Tabla: Documentos — Estructura técnica de la tabla madre.
- Tipos de Documentos — Clasificación documental.
- Política Universal de Archivología — Reglas fundamentales.
