Nomenclatura de Archivología
Cómo se codifican, archivan y conviven los expedientes y documentos de IDEA
Cómo se codifican, archivan y conviven los expedientes y documentos de IDEA
Este es un instructivo específico. Aquí se define únicamente cómo se codifican los Expedientes en Archivología. Esta nomenclatura NO es igual a la nomenclatura operativa general (que usa formatos documentales como
NNNNN-Z). Su objetivo es estructurar cómo se rotula físicamente (o nombra digitalmente) una carpeta para saber de inmediato qué contiene y a quién pertenece.
Tabla de contenidos
La fórmula del Expediente (Estructura General)
La nomenclatura para cualquier expediente físico o digital en IDEA sigue una estructura general muy simple y directa de dos partes conectadas por un guion:
[CÓDIGO BASE] – [ID ÚNICO]
- [CÓDIGO BASE]: Es el número que te dice qué tipo de expediente es (estudiante, empleado, pedido, etc.) sin necesidad de abrirlo. (Todos estos códigos base provienen del Listado Maestro de Códigos).
- [ID ÚNICO]: Es el identificador exacto de la entidad dueña de ese expediente. La naturaleza de este ID cambia dependiendo del tipo de expediente:
- Si es un expediente de usuario (ej. estudiante), el ID es su cédula de identidad.
- Si es un expediente de pedido, el ID es el número de pedido.
- Si es un Área de Trabajo, el ID es el código del área de trabajo (que sale del Listado Maestro).
- Si es un Servicio Activado, el ID es el número del servicio activado.
💡 Nota sobre gramáticas específicas: Lo aquí descrito es la regla general. Cada tipo de expediente tiene sus particularidades explicadas a fondo en su propio instructivo individual (ver tabla inferior).
Ejemplo práctico: Si ves un expediente rotulado como
• 333 = Es un expediente de usuario (estudiante).
• 25987412 = Ese es su ID Único (Cédula de Identidad).
333-25987412, sabes inmediatamente que:• 333 = Es un expediente de usuario (estudiante).
• 25987412 = Ese es su ID Único (Cédula de Identidad).
Códigos base de expedientes más usados
| Código | Expediente | Instructivo |
|---|---|---|
| 333 | Expediente de usuario (estudiante) | Ver artículo |
| 334 | Expediente de instructor | Ver artículo |
| 336 | Expediente de empleado | Ver artículo |
| 342 | Gestión de pedido | Ver artículo |
| 1015 | Área de trabajo (departamento) | Ver artículo |
| 2000 | Servicio activado | Ver artículo |
El directorio completo de códigos de expediente vive en la norma raíz N-100 y en el Listado Maestro de Códigos (ver botón abajo).
🗂️ Listado Maestro de Códigos (Rangos por Área)
La fuente única de todos los números base. Si el número que buscas no está aquí, no lo inventes: solicítalo a Calidad.
Documentos: la convivencia físico-digital
Así como los expedientes se leen por su número base, los documentos que viven dentro de ellos tienen su propia particularidad archivística: casi todos existen en más de una forma a la vez, y la Archivología es la disciplina que gobierna cómo esas formas conviven y se mantienen coherentes.
Un mismo documento, varias versiones que deben coincidir:
- La copia física — la hoja impresa firmada, archivada en el expediente tangible.
- La versión digital en línea — el mismo documento vivo dentro del sistema/ERP (o su PDF), accesible y respaldado.
- Las copias sincronizadas — las que pueden existir simultáneamente en CCO, sede y Drive, y que deben mantenerse iguales entre sí.
La Archivología es el instructivo maestro que explica esta coexistencia: qué manda cuando hay diferencias, cómo se versiona (control de revisión Rn) y cómo se sincronizan las copias para que la organización siempre lea «la misma verdad», esté en papel o en pantalla.
🔎 Tipo ≠ Archivología (mismo objeto, dos miradas). Que un documento sea «un instructivo», «una norma» o «un formulario» es su tipo — tipología universal que define el Instructivo Maestro de Nomenclatura (la letra
Z). Eso no es archivología. La Archivología es la otra mirada del mismo documento: en qué expediente vive, cómo se archiva, cómo conviven su copia física y su versión digital, y cómo se versiona. El mismo PDF es, a la vez, «un instructivo» (tipo) y «el documento archivado en tal expediente, en papel y en línea» (archivología). Están íntimamente relacionados, pero son cosas distintas.
Particularidades de la Archivología física
- Los expedientes tangibles pueden existir en varias versiones simultáneas (CCO, sede, Drive) que deben mantenerse sincronizadas.
- Todo documento debe vivir dentro de un expediente; los expedientes no son un tipo de documento, son los contenedores.
- El código es permanente: una vez asignado no cambia aunque el documento o el expediente se renombre.
Documentos maestros relacionados
Los pilares que rodean a la Archivología. Cada uno gobierna una pieza distinta del sistema documental:
🗂️ Inventario de Códigos (Rangos por Área)
📁 Expedientes — Norma N-100
📄 Instructivo Maestro de Archivología (mapa)
🎓 Instrumentos Académicos
ℹ️ Instrumentos de Información
📁 Expedientes — Norma N-100
📄 Instructivo Maestro de Archivología (mapa)
🎓 Instrumentos Académicos
ℹ️ Instrumentos de Información
Los instrumentos académicos (pénsum, sílabos, ADN…) y los instrumentos de información (guías de soporte al usuario) son tipos de documento con su propia disciplina de diseño; la Archivología gobierna cómo se archivan y versionan una vez creados. Otra vez: el tipo/instrumento es una mirada; la archivología, la otra.
Información relacionada
- Listado Maestro de Rangos por Área (Inventario de Códigos) — de dónde sale cada número base. La fuente única.
- ⭐ Instructivo Maestro de Nomenclatura Institucional y Operativa — el formato general del código y la tipología universal (letras Z).
- RT-22 Nomenclatura e Identificación — la regla que obliga a que todo tenga nomenclatura e ID.
- N-100 Normas Generales de Expedientes y Archivología — la norma raíz y el directorio completo de códigos de expediente.
- Listado de Reglas Técnicas (RT)
