Instructivo: Flujo Maestro de Asignación de Agentes

1. Generalidades

Este instructivo explica cómo reemplazar los 37 flujos individuales de asignación de agentes por un solo flujo maestro con Router/Switch. Es una de las dos consolidaciones de mayor impacto del CRM (ver Auditoría, §4 y §10). Está dirigido al configurador del CRM en TellBid/GoHighLevel.

2. El problema actual (37 flujos)

Hoy existen 37 flujos dedicados solo a asignar contactos a agentes, todos con la misma mecánica: se etiqueta el contacto → un workflow individual detecta esa etiqueta → asigna al agente como propietario. Consecuencias:

• Escalabilidad cero: cada vendedor nuevo = 1 flujo nuevo + 1 etiqueta nueva.
• Duplicados reales: Genesis Forero (x2) y Osmary (con y sin apellido, x2).
• Imposible de auditar: saber «qué agentes están activos» obliga a revisar 37 flujos.
• Naming caótico: «Asignacion» vs «Asignación», dobles espacios, nombre vs nombre+apellido.

3. Modelo objetivo (1-2 flujos con Router)

4. Instructivo: cómo construirlo

1. Estandariza las etiquetas primero. Usa la convención agente:nombre-apellido (minúsculas, sin acentos, con guion). Migra las etiquetas viejas antes de tocar los flujos. Ver Catálogo de Campos y Etiquetas.
2. Crea un flujo nuevo llamado, por ejemplo, MAESTRO - Asignacion de Ventas.
3. Disparador (Trigger): Contact Tag Added, filtrando a las etiquetas de la familia agente: (o a la etiqueta que dispara asignación).
4. Agrega un paso Router/Switch. Crea una rama por agente: la condición de cada rama es «la etiqueta = agente:x».
5. En cada rama, una sola acción: Assign to User → el agente correspondiente.
6. Prueba con un contacto de prueba por cada rama antes de activar.
7. Desactiva y elimina los 37 flujos viejos solo cuando el maestro esté validado. Resuelve los duplicados (Genesis, Osmary) en el proceso.

5. Cómo agregar un vendedor nuevo

Ya no se crea un flujo. Se agrega 1 rama nueva al Switch del flujo maestro (condición = nueva etiqueta agente:, acción = asignar al usuario). Cero flujos nuevos, cero riesgo de fragmentación.

6. Responsables

Ejecuta: configurador del CRM. Autoriza: dueño del CRM (gobernanza, norma v4.1 §12). Aplicabilidad: cuenta IDEA Aviation en TellBid/GoHighLevel.