Normas de Archivología – Estructura de Módulos (Plantilla Paraguas)
El estándar obligatorio para la redacción de los artículos maestros de cada departamento.
Todos los módulos del ecosistema ERP cuentan con un artículo maestro denominado ☂️ Archivología de [Módulo]. Este instructivo dicta la Estructura Mínima Obligatoria que los líderes de departamento deben respetar al redactar dichos artículos. El objetivo es mantener una estandarización estricta en toda la empresa.
Estructura de Secciones Obligatorias
Cada artículo paraguas debe contener obligatoriamente las siguientes 6 secciones, en este orden estricto:
1. Versión Digital (Ecosistema ERP y Bases de Datos)
Debe explicar en qué plataforma en la nube reposan los archivos digitales del módulo. Por ejemplo: ¿Están en Supabase? ¿Las bases de datos operan en Airtable? ¿Cuáles son las rutas lógicas de almacenamiento?
2. Versión Física (Archivo Físico)
Si el módulo maneja documentación impresa obligatoria, debe describirse la ubicación en el mundo real. Ejemplo: «Los contratos en físico se almacenan en la Sede Charallave, Archivador A, Gaveta 3».
3. Índice Documental del Módulo
Una lista general que sirva como inventario o mapa de los documentos que maneja el departamento. Debe categorizarse en:
- Registros: (Ej: Registro de asistencia, libros de actas).
- Formularios: Tanto físicos como digitales (Ej: Planillas de inscripción).
- Instructivos: Enlaces a los manuales sobre cómo llenar esos registros y formularios.
- Normas Generales y Leyes: Si aplican requisitos de ley que sean particularmente especiales para este departamento (Ej: Regulaciones INAC, normativas contables).
4. Estructura de Expedientes y Requisitos (El Core)
Es la sección más crítica. Debe existir un desglose detallado de qué conforma cada tipo de expediente manejado por el área.
📝 Ejemplo Práctico (Cuentas de Usuario Estudiante)
Si el módulo redacta la estructura del Expediente de Usuario 333, debe enumerar estrictamente sus requisitos:
1. Capacidad de carga en el sistema habilitada.
2. Escaneo de la Cédula de Identidad.
3. Llenado del Formulario Base.
4. Generación y almacenamiento del PDF del contrato, firmado digitalmente.
5. Exámenes médicos aprobados y anexados.
5. Flujos de Carga y Gestión Documental
Deben declararse las reglas de flujo: ¿Quién es el responsable de cargar el documento? ¿Quién lo aprueba? ¿Quién lo firma digitalmente y quién lo audita?
6. Normas Propias del Módulo
Las reglas operativas, excepciones exclusivas del departamento y normativas internas van al final del documento. No deben interrumpir las primeras cinco secciones que son el estándar de estructura.
Norma de Archivología | 01. Generalidades | Centro de Soporte IDEA | Junio 2026
