Normas de Archivología – Digitalización
Reglas técnicas obligatorias para convertir documentos físicos en archivos digitales.
La digitalización es el puente entre el archivo físico y el repositorio digital del ecosistema IDEA. Consiste en capturar documentos impresos garantizando su fidelidad, validez legal y legibilidad a largo plazo.
1. Reglas del Proceso de Escaneo
- Resolución: La resolución mínima permitida para cualquier escaneo institucional es de 300 DPI.
- Formato y Nomenclatura: Todo documento se guardará preferiblemente en PDF y su nombre de archivo debe seguir estrictamente la Nomenclatura Estándar de Archivos Digitales.
- Respaldo: Es OBLIGATORIO que el archivo subido cuente con un respaldo automático en la nube (Drive/ERP).
2. Ciclo de Vida del Físico Post-Digitalización
El proceso no termina al presionar «escanear». Una vez el documento digital se encuentra en el repositorio y la base de datos:
- El documento original impreso debe ser devuelto a su archivador matriz de inmediato.
- Se debe registrar en el sistema ERP que la contraparte digital del físico ya existe, vinculando ambos.
- En caso de documentos de desecho (sin valor de retención histórica), el físico puede ser destruido según las normas de Expurgo.
Digitalización | 01. Generalidades | Centro de Soporte IDEA | Junio 2026
