Este documento es una norma de diseño (Source of Truth). Su propósito es instruir a los desarrolladores y a los Agentes de Inteligencia Artificial sobre cómo programar, estructurar y auto-auditar las bases de datos e interfaces del ecosistema. No es un manual operativo para el usuario final.
Normas de Archivología – Documento Genérico
Regla Técnica General del atributo de documento genérico (plantillas y formatos).
1. Definición
Un documento genérico no es una clasificación por sí misma, sino un atributo que aplica a múltiples tipos de documentos. Cualquier documento que parta de una plantilla o formato prediseñado —formularios, planillas, checklists, constancias, facturas, exámenes, actas— posee este atributo.
2. Ciclo de Vida
En blanco (Genérico): Mientras la plantilla está vacía, es un documento genérico. Es la versión maestra, reutilizable.
Completado (Registro): Una vez que se llena o completa, muta a un registro permanente que se archiva dentro de su expediente correspondiente. Ya no es genérico, es evidencia.
3. Reglas
1. Control de Revisión: Todo documento genérico debe indicar claramente su número de revisión o versión actual.
2. Destino del Impreso: En su versión impresa, debe indicar en qué expediente y sede se archiva una vez completado.
3. Frecuencia de Recarga: Los formatos impresos de uso masivo deben especificar cada cuánto tiempo se recargan o revisan (semanal, quincenal) de acuerdo a la demanda.
4. Instructivo Vinculado: Cada documento genérico debe tener documentado: cómo se usa, qué instructivo está relacionado, con qué frecuencia se aplica y qué flujo de trabajo activa.
5. Digitalización: Todo documento genérico operativo debe tener versión digital en el ERP. Los formularios físicos completados deben digitalizarse y archivarse.
4. Inventario Maestro
El listado completo de todos los formatos genéricos de IDEA se encuentra en el Inventario Maestro:
