Archivología de Egresos
Esta sección define las normas de archivo, conservación y gestión documental de todos los registros relacionados con los egresos monetarios de IDEA. Todo documento que respalde una salida de dinero de la organización debe gestionarse bajo estas normas.
📂 Documentos que se archivan aquí
- Planillas de egreso (476)
- Registro maestro de egresos (475)
- Nóminas y recibos de pago a personal
- Pagos a instructores
- Facturas de proveedores
- Órdenes de compra
- Comprobantes de pago de servicios (alquiler, servicios públicos, seguros)
- Gastos de combustible y mantenimiento de aeronaves
- Gastos operativos por sede
- Conciliaciones bancarias (cuenta de egresos)
📋 Normas de Archivo
- Orden cronológico: Todos los comprobantes se archivan por fecha, del más antiguo al más reciente.
- Doble soporte: Todo egreso debe tener respaldo físico y digital.
- Aprobación previa: Ningún egreso se archiva sin la firma de aprobación del responsable autorizado.
- Vinculación: Cada egreso debe estar vinculado al departamento, proveedor u orden de compra correspondiente.
- Retención: Los documentos de egreso se conservan por un mínimo de 5 años.
- Acceso controlado: Solo personal autorizado de Administración puede manipular estos expedientes.
